На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив

Ястребова Е.М. Новейшие тенденции в выставочной деельности библиотек
Содержание:


Введение

1.Классификация выставок

2.Функции выставок в комплексе маркетинга и паблик рилейшенз библиотеки

3.Планирование библиотекой деятельности в преддверии выставки

3.1.Обоснование решения по участию библиотеки в выставочном мероприятии

3.2.Оформление заявки и отказа библиотеки от участия в выставке

3.3.Предвыставочный этап подготовки библиотеки

3.3.1.Выбор экспонатов и выставочной программы

3.3.2.Определение бюджета на проведение выставки

3.3.3.Выставочный стенд – понятие, конфигурации, зоны

3.3.4.Транспортировка экспозиции библиотеки на выставку

3.3.5.Выставочный персонал – требования, навыки, подбор, тренинг, работа с клиентами

3.3.6.Реклама и продвижение выставочного мероприятия

3.3.7.Отношения библиотеки с прессой в контексте организации и проведения выставок

3.3.8.Резюме по предвыставочной подготовке библиотеки

4.Монтаж выставочной экспозиции библиотеки – два сценария.

5.Факторы успеха библиотеки на выставке – основные законы выставок

5.1.Особенности работы библиотеки с клиентами на выставке

6.Послевыставочная деятельность библиотеки – завершение сделок

7.Оценка эффективности участия библиотеки в выставке

Заключение

Список использованной литературы

Приложения


3.3.3. Выставочный стенд - понятие, конфигурации, зоны

 

Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью конструктивных элементов или других средств часть выставочной площади (в квадратных метрах или квадратных дюймах), которую устроитель выставки предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и конкретной демонстрации своего участия в этом мероприятии. Стендом также можно называть элементы конструкции (оформления), с помощью которых реализуется основная профессиональная идея (идеи) организации-участника выставки. Первоочередная задача экспозиции очень проста: «ПРИКОВАТЬ» ВНИМАНИЕ целевой аудитории. Если стенд библиотеки будет обращать на себя внимание всех и каждого, то стендистам придется немало потрудиться, отделяя квалифицированных посетителей от неквалифицированных (см. ниже). Пытаясь угодить всем, они пропустят или не уделят достаточно времени для важных клиентов, что грозит неминуемой потерей последних. Если же целевой посетитель вообще не останавливается у стенда библиотеки, игнорирует ее экспозицию, то делать ей на этой выставке просто нечего.

Закупать специальное выставочное оборудование библиотеке необязательно, его можно арендовать, если она конечно не планирует быть постоянным участником выставок. В подобной аренде хорошо то, что не приходится думать об упаковке, доставке, установке и страховании выставочного оборудования. Но для больших серьезных выставок арендованное выставочное оборудование из-за его однообразия не годится.

Выставочный стенд, как визитная карточка, должен по размерам и антуражу соответствовать представляемым товарам и значению библиотеки-экспонента, отражать ее корпоративную культуру.

По мнению профессионалов-выставочников, выставочный стенд может воплощать образ экспонента, но никогда не должен быть складом всего ассортимента товаров и предложений, возбуждать интерес и производить глубокое впечатление, казаться скромным, но не выглядеть убого, стандартно и в тоже время «притягивать» к себе, не делая это слишком навязчиво, стенд должен казаться строгим, но не отталкивающим, быть похожим на шоу, но не балаган, быть удобным для работы персонала, но не демонстрировать расточительность экспонента на покупку лишних площадей. Выставочный стенд, срок жизни которого совпадает с периодом выставки-ярмарки, должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет затронуть эмоции посетителя.

С точки зрения технического исполнения, стенд должен быть безупречен и соответствовать современным стандартам техники и дизайна, отвечать задаче ориентированной на клиента презентации экспонатов.

Когда проектируется новая экспозиция, то часто обновляется ее графическое оформление. Если в этом нет необходимости, то ответственный за выставку от библиотеки должен убедиться, что прежнее оформление не устарело. Менять графику к каждой выставке - дорогостоящее, но иногда необходимое дело.

При разработке внешнего вида стенда обычно стремятся представить продукцию и услуги библиотек в самом выгодном свете, поэтому основное внимание уделяют цветовому решению, предпочтительны нейтральные краски, конструктивные решения не должны отвлекать внимание от экспозиции. Нет надобности и в огромных корпоративных логотипах и щитах с названием организации, скорее всего, они не остановят внимание посетителя, если это не логотипы всемирно известной фирмы. Вывеска библиотеки на выставочном стенде должна быть простой и эффектной.

Совершенно необходимо яркое освещение экспонатов. Глаза человека волей-неволей всегда обращаются в сторону хорошо освещенного объекта.

Посетителям удобнее рассматривать экспонаты на уровне глаз. Выигрышно практически на любом стенде смотрятся большие фотографии. Одна фотография крупного масштаба задерживает на себе внимание больше, чем серия мелких фотокарточек. Для усиления впечатления от экспозиции у посетителей можно использовать аудиовизуальную технику, сделав ее частью дизайна.

Предметом показа на стенде являются экспонаты - материальные предметы, демонстрирующие преимущества, отличительные особенности библиотеки, ее продукции, услуг и т.д.

Эффективность воздействия экспонента на посетителей выставки во многом зависит от правильно организованного стенда, т.е. умения подать товар лицом, создать у посетителей верное представление о деятельности библиотеки. Как свидетельствуют многочисленные замеры для получения общего впечатления о стенде посетителю достаточно несколько секунд, затем он делает вывод: стоит ли иметь дело с этой организацией или не стоит себя этим утруждать. Следовательно, важны не только содержание экспозиции, но и эмоциональная атмосфера на стенде (факторы, побуждающие публику посещать или не посещать выставочные стенды перечислены в приложении ¹ 9).

Подготовка выставочного стенда - дело кропотливое, требующее профессиональных знаний и творческих подходов. Не редко задача формулируется библиотекой так - грамотно заявить о себе даже на малой пощади. Прежде чем приступить к комплектованию стенда, нужно получить информацию о том, что представляет собой помещение будущей выставки, в какой его части будет отведено место библиотеке. Это необходимо для того, чтобы понять, нужно ли дополнительное освещение на стенде, как лучше разместить экспонаты и т.д. Большую роль при этом играет информация о соседях по стенду. Какой бы привлекательной не была экспозиция библиотеки, всегда полезно помнить о том, что со стороны внимание привлекает стенд, чем-то отличающийся от окружающих его конфигурацией, размерами, оформлением и т.д.

Выставочный стенд за счет архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения любой информации посетителями и персоналом.

Для каждого стенда важно одно: его пропорции должны быть гармоничными. В практике выставочного бизнеса на закрытой территории в зависимости от того, как они отделены от соседних стендов и как открыты по отношению к проходам, различается несколько типов стендов.

Линейный стенд

представляет собой щит, предназначенный для размещения экспонатов на трех стенах с одной стороны данных стен. Такой стенд позволяет достаточно точно выверить демонстрационную композицию. К недостаткам этого стенда относится то, что линейная плоскость затрудняет концентрацию внимания на каком-либо выставленном предмете.

Угловой стенд

имеет две открытые стороны и является оптимальным для демонстрации продукции и информирования об услугах небольших организаций. Преимущество этого стенда состоит в том, что он легко проектируется, но используемое пространство такой выставочной площадки в целом невелико, что не позволяет собрать вокруг стенда большое число посетителей.

Стенд «Полуостров»

отличается от других стендов тем, что имеет три открытые стороны. Это позволяет экспоненту хорошо обозревать прилегающую к стенду территорию, относительно легко привлекать посетителей, в т.ч. посредством презентаций, лотерей, розыгрышей, презентаций и других акций, что, в свою очередь, требует довольно большой выставочной площади.

На стенде «Остров»

информация для посетителей и экспонаты представлены в центре, что дает возможность ощутимого увеличения экспозиционного пространства и концентрации внимания посетителей на предложениях библиотеки. Однако полезной площади для размещения такого стенда требуется еще больше, чем для стенда «полуостров».

Сквозной стенд

представляет собой открытое с двух сторон место, как правило, между основными проходами на выставке. Данный тип стенда позволяет эффективно организовать пространство и разместить большие по размерам экспонаты, обеспечить большую «пропускаемость» стенда и потока посетителей, возвращаясь обратно, они скорее всего они вновь подойдут к стенду. Наряду с несомненными плюсами для презентации услуг и продуктов сквозной стенд является достаточно дорогим удовольствием и позволить его себе могут далеко не все организации.

Стенд «Визави» - два расположенных напротив друг друга линейных стенда - наименее востребован в современной выставочной практике. При наличии финансовых возможностей для оплаты подобной немалой площади, библиотека наверняка остановится на иных конфигурациях. Во внимание необходимо принять и то, что для обслуживания стенда «Визави» требуется большое количество выставочного персонала.

Кроме приведенных выше следует различать одно- и двухэтажные стенды (при этом второй этаж может быть искусственным, несущим не рабочую, а декоративную нагрузку), по степени сложности конструкции стенды бывают стандартные и специальные (заказываемые по индивидуальному проекту, например: спиральный стенд). В любом случае, если стенд не входит в стоимость платы за участие в выставке, важно определиться с финансовыми возможностями по его сооружению. Можно обратиться к специализированным рекламно-строительным организациям, которые сдают напрокат стандартные панели для сооружения конструкции, памятуя о том, что по цене возведение стенда немногим меньше стоимости аренды площади.

Каждый стенд вне зависимости от величины разделяется на три функциональные части или зоны - презентационная (публичная), переговорная (рабочая) и подсобная (служебная).

К презентационной зоне относятся в целом все поверхности для экспонатов, в т.ч. информационные табло, панели видео и иной аппаратуры для демонстрации и проведения мероприятий. Размеры презентационной зоны зависят от величины экспозиции, а также от целей участия библиотеки в выставке.

Какой бы специфичностью не отличался стенд, есть общие требования к оформлению публичной зоны, вместе с рабочей и служебной зонами (там ведутся переговоры, хранятся экспонаты, материалы и рекламная продукция библиотеки) она образует единое стендовое пространство. Внешний вид «публички» имеет первостепенное значение для специалиста библиотеки, ответственного за выставку: именно сюда глядят и рассматривают с пристрастием участники и гости выставки.

К содержанию публичной зоны стенда также существуют требования, главное заключается в том, чтобы явно «проглядывалась» стратегическая идея, которую стремится донести библиотека-экспонент до аудитории. В идеале представленные на стенде экспонаты как бы ни рознились на первый взгляд между собой, должны «работать в одном направлении» и наглядно воплощать эту идею.

Все экспонаты на стенде сопровождаются текстами, по возможности без профессиональных терминов, даже в условиях специализированной выставки слишком специальная информация, изобилие цифр на стенде рискуют отпугнуть потенциальных потребителей продукции.

Нередко экспоненты желают «выплеснуть» на посетителей выставки всю имеющуюся у них информацию по предложениям. Психологи, однако, утверждают, что впервые мгновенья восприятия стенда люди обращают внимание не на содержание, а на то, как подано сообщение, насколько эмоционально и экспрессивно оно воздействует на них.

Исходя из этого, специалисты рекомендуют следующее: во-первых, любой текст необходимо подавать крупным шрифтом, контрастирующим с цветом стенда, во-вторых, - помнить о том, что выигрышно смотрятся картины, фотографии, карты и иной иллюстративный материал, в-третьих, на стенде целесообразно представить хотя бы некоторые элементы фирменного стиля библиотеки (знак обслуживания, логотип, слоган, знамя и пр.). Чем больше ярких и оригинальных деталей в представлении библиотеки, позволяющих отличить ее от других экспонентов, - тем лучше.

К подсобным помещениям внутри стенда относятся: кухня, склад, место для хранения печатных материалов и проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения для работы персонала, сервисной службы. С учетом других функций стенда может возникнуть необходимость в организации дополнительных помещений и служб, например, гардероба для приема посетителей, сейфов, камеры хранения, комнаты для переодевания, комнаты отдыха для персонала и др.

Соотношение между презентационной площадью и площадями, отведенными для переговоров на выставочных мероприятиях с ориентацией на продукт (клиентам демонстрируют достоинства всех представленных экспонатов), как следует из опыта, должно составлять 60 к 40 процентам, с ориентацией на информацию, наоборот: 40 процентов на презентационную зону и 60 процентов на переговорные кабины.

На выставочных мероприятиях с приоритетом консультирования на первый план выходит индивидуальное общение. Достаточно информированный клиент использует визит на выставку для ведения профессионального общения со специалистами, поэтому на таких выставках в большом количестве нужны уголки со столами и стульями, кабины для переговоров. Большую часть стенда должны занимать открытые переговорные площади, меньшую - изолированные.

На смешанных выставочных мероприятиях, т. е. представляющих собой комбинации выше названных типов, различные зоны стенда целесообразно так согласовать между собой, чтобы каждая часть была хорошо узнаваемой с функциональной, пространственной и рекламной точек зрения. Соотношение в использовании собственно выставочных площадей и площади под переговорные кабины должно быть примерно равным.

При планировании стенда нужно учитывать его комфортность. По признанию посетителей выставок с многолетним стажем, они стараются избегать посещения тех стендов (даже если там есть интересные коммерческие предложения), где отсутствуют удобства для ведения переговоров (приятное освещение, удобная мебель, кондиционер, копировальный и иной сервис).

Стендовые услуги используют не только как средство облагораживания выставочных площадей и привлечения дополнительных посетителей, но и как инструмент в достижении стратегических и тактических целей библиотеки.

Естественно, что первостепенное внимание уделяют стендовым услугам для так называемых целевых групп:

1)     VIP-делегации и чиновники, направляемые по протоколу на стенд организатором выставки;

2)     менеджеры и специалисты, интересующиеся предложениями экспонента и заблаговременно согласовавшие с экспонентом свой визит.

Каждая целевая группа еще до начала выставки «прорабатывается» библиотекой-экспонентом, и для нее готовится специальный пакет услуг на выставке.

Имеет смысл заранее подумать над тем, как упростить для целевых посетителей поиск стенда именно вашей библиотеки. Можно использовать самые различные формы: раздача листовок и закладок, воздушных шариков, приглашений у входа на выставку, яркие стрелки, прикрепленные на стенах и помогающие найти искомое место, другие предметы, задерживающие внимание посетителей к этому месту - больших размеров надувной шар с фирменной символикой библиотеки, мирно раскачивающийся над ее стендом, фирменные талисманы - ходячие ростовые куклы, бросающиеся в глаза: знамя, транспорант, крупные висячие украшения. Эти приемы привлечения внимания к стенду особенно помогают в условиях проведения масштабных выставок, когда актуальна задача дифференциации от множества экспонентов. Эмоциональный интерес к стенду - это первый шаг на пути дальнейшего развития взаимополезных и взаимовыгодных отношений между экспонентом и посетителем. В проявлении фантазии важно соблюсти меру, не доводить ее до абсурда.

Вряд ли уместно привлекать интерес публики посредством включения громкой музыки. Звучащая постоянно или с перерывами, она рискует вызвать дискомфорт на соседних стендах, отвлекая их персонал от решения деловых вопросов, ведения переговоров. То же самое относится и к шумным конкурсам, розыгрышам призов, способствующих усилению эмоционального интереса участников к организации. Однако при этом важно «не перегнуть палку», не раздражать присутствующих на выставке коллег, может быть в этот момент ведущих переговоры или уточняющих контракты.


На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив