На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив

Ястребова Е.М. Новейшие тенденции в выставочной деельности библиотек
Содержание:


Введение

1.Классификация выставок

2.Функции выставок в комплексе маркетинга и паблик рилейшенз библиотеки

3.Планирование библиотекой деятельности в преддверии выставки

3.1.Обоснование решения по участию библиотеки в выставочном мероприятии

3.2.Оформление заявки и отказа библиотеки от участия в выставке

3.3.Предвыставочный этап подготовки библиотеки

3.3.1.Выбор экспонатов и выставочной программы

3.3.2.Определение бюджета на проведение выставки

3.3.3.Выставочный стенд – понятие, конфигурации, зоны

3.3.4.Транспортировка экспозиции библиотеки на выставку

3.3.5.Выставочный персонал – требования, навыки, подбор, тренинг, работа с клиентами

3.3.6.Реклама и продвижение выставочного мероприятия

3.3.7.Отношения библиотеки с прессой в контексте организации и проведения выставок

3.3.8.Резюме по предвыставочной подготовке библиотеки

4.Монтаж выставочной экспозиции библиотеки – два сценария.

5.Факторы успеха библиотеки на выставке – основные законы выставок

5.1.Особенности работы библиотеки с клиентами на выставке

6.Послевыставочная деятельность библиотеки – завершение сделок

7.Оценка эффективности участия библиотеки в выставке

Заключение

Список использованной литературы

Приложения


3.2. Оформление заявки и отказа библиотеки
от участия в выставке

 

Места на популярных выставках «расходятся» очень быстро, заявку об участии необходимо подавать заблаговременно. Например: прием заявок на ряде выставок в ФРГ иногда заканчивается за шесть и даже восемнадцать месяцев до начала мероприятия (в зависимости от цикла проведения - ежегодно или раз в два года).

Для регистрации от организатора выставки получают следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для регистрации, перечень и расценки выставочных услуг, предлагаемые места для стенда, условия проведения выставки, инструкции. В заявке указываются:

1)   минимальные и максимально желаемые размеры стенда (в квадратных метрах);

2)   расположение в павильоне или на открытой площадке (инфра-структура);

3)   габариты стенда (длина и ширина, высота);

4)     тип стенда (угловой, головной, блок-стенд и т.п., виды стендов описаны ниже);

5)     конструкция (одно- или двухэтажный стенд);

6)     данные об экспонатах (количество, наименования);

7)     субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы;

8)     данные о количестве мусора.

При совместном участии в выставке заявку подает та организация, которая занимается подготовкой мероприятия.

В документе об условиях участия библиотеки в выставке (договор на участие) регулируются такие пункты, как допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможности расторжения договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых организаций. В технической части договора намечаются сроки, прилагаются инструкции по монтажу и разбору экспозиции, описание оформления стенда, перечень строительных материалов, которые разрешено применять, указываются высота стенда, допустимая нагрузка на занимаемую поверхность, технические параметры для обслуживания стенда, даются разъяснения по поводу показов и рекламы на стендах, инструкции противопожарной охраны, памятки по действиям при несчастных случаях, материальной ответственности и страхованию.

Появление факса, электронной почты, а затем Интернета существенно упростило оформление выставочной заявки, однако круг вопросов, которые отражены в ней, практически не изменился.

В случае отказа от участия в выставке библиотека выплачивает неустойку в зависимости от конкретных сроков и достигнутых в договоре договоренностей. При отказе от участия незадолго до мероприятия и при определенных обстоятельствах библиотеке вероятно придется выплатить полную сумму арендной платы за стенд.

Заявки на участие в выставке запрещено отклонять по иным основаниям и до истечения срока, указанного в объявлении, если лицо, подавшее заявку, не получает официального уведомления о том, что заявка не принята, оно (в нашем случае - библиотека) автоматически включается в состав участников выставки.

Поскольку участие в выставке во многих отношениях связано с риском, уже несколько десятилетий назад была разработана специальная система страхования. Экспонент должен сам позаботиться о достаточной страховой защите. Организатор выставки несет только общую материальную ответственность за ущерб, нанесенный человеку или имуществу.

Организатор выставочного мероприятия и делом, и советом помогает экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке, в решении всех организационных и технических вопросов.

Вместе с документом об условиях участия в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту (библиотеке) пересылаются формуляры заказов на разнообразные сервисные услуги.

Помимо вспомогательных средств, особых приспособлений для работы с прессой и рекламирования библиотеки у организатора или у фирм, с которыми она заключила договоры, можно сделать заказ на услуги, включенные в стоимость участия (обязательные выставочные услуги), стоимость некоторых услуг, иногда услуг вообще оплачивается особо. Перечень услуг может включать следующее: аренда готового стенда, прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудио и видеотехники, услуги экспедиции, аренда помещения для хранения тары, резервирование жилья, уборка и охрана стенда, транспортная и выставочная страховка, проводка электричества, воды, подключение телекоммуникаций, предоставление подсобных рабочих, фотообслуживание, посещение с целью ознакомления с деятельностью местных институтов, организаций, предприятий, представляющих интерес для экспонента, культурная программа (экскурсионные поездки по городу, посещение музеев, театров и т. д.).

На месте при монтаже экспозиции могут предлагаться дополнительные услуги - продажа и прокат цветов, декоративного материала и материала для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление специализированной рабочей силы и т.д .

Выставочный сервис также предусматривает выдачу удостоверений для персонала стенда. Соответственно величине стенда персоналу раздаются бесплатные пропуска; другие удостоверения участников, как правило, за рубежом, можно получить только за плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки авторанспорта могут быть затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.

Библиотека должна обязательно ознакомиться с условиями участия, своими правами и обязанностями как экспонента, а также правами и обязанностями организатора выставки для избежания недоразумений, конфликтов и споров, которых можно избежать, т.к. они снижают эффективность участия в выставке.

Обычно эти права и обязанности стандартны в рамках одной страны, на международных выставках и выставках за рубежом однако встречаются отклонения, обусловленные законодательством государства, в котором проводится выставочное мероприятие.

Согласно Федеральному Закону «О выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации» участник выставки вправе:

отказаться от участия в выставке или внести изменения в ранее поданную заявку путем отзыва ранее поданной заявки или подачи в письменном виде дополнений и изменений к заявке и получить на условиях, содержащихся в объявлении, перерасчет с устроителем, вплоть до полного или частичного возврата ранее оплаченной стоимости участия; участник вправе на основании своевременно поданной и принятой устроителем заявки запрашивать у устроителя на условиях, указанных в объявлении, дополнительную информацию о выставке, ожидаемых участниках и посетителях, а также планировку выставочного зала (залов) и осуществлять бронирование места расположения своего выставочного стенда.

Библиотека-экспонент от своего имени в период подготовки и проведения выставки может осуществлять действия, направленные на привлечение третьих лиц к участию в выставке или к ее посещению на условиях, указанных в объявлении выставки, ответственность перед третьими лицами за соблюдение указанных условий лежит на устроителе.

Библиотека-экспонент по своему усмотрению вправе распорядиться выставочной площадью, предоставленной ей устроителем, и осуществлять любые действия, направленные на реализацию целей участия в выставке, но не в противоречии с действующим законодательством и условиями, указанными в объявлении.

Также по своему усмотрению библиотека-экспонент может выбирать профессиональных участников выставочной деятельности в контрагенты при подготовке и проведении выставки.

 

Участник и его представители в период работы выставки обладают, кроме вышеуказанных, всеми правами и обязанностями посетителей выставки. Участник обязан:

-    своевременно направить экспонаты и другие грузы, необходимые для проведения выставки, в адрес, указанный для этого в объявлении выставки;

-    своевременно осуществить платежи за участие в выставке, указанные в объявлении выставки;

-    обеспечить своевременное прибытие и регистрацию представителей, осуществляющих стендовую и иную работу от имени участника на выставке;

-    выполнять другие требования и условия, необходимые, согласно объявлению выставки, для допуска на территорию выставочной площадки.

Особое значение устроители выставки придают составлению выставочных каталогов, служащих напоминанием о выставке, ее участниках и экспонентах. По каталогам можно проанализировать состояние экономики и культуры, он служит источником информации для клиентов и специалистов до следующей подобной выставки и выполняет рекламные функции. Значение информации, опубликованной в каталоге выставки, сегодня понимает подавляющее большинство экспонентов. Бланки для внесения данных в каталог и информационные системы выставки пересылаются при оформлении заявки на участие, за рубежом - вместе с официальным допуском на выставку. Следует обратить внимание на то, что выставочный каталог подписывается в печать относительно рано, он должен быть в распоряжении заинтересованных лиц еще за несколько недель до начала мероприятия, чтобы они успели подготовиться к визиту на выставку.

Внесение данных в каталог обычно оплачивается заказчиком, нужную информацию можно отыскать в алфавитном порядке по названиям организаций (иногда с кратким изложением программы их продуктов и услуг), по наименованиям товаров или номенклатуре и по нахождению библиотеки в павильоне. По желанию библиотеки-экспонента ее продукция может быть обозначена в разных товарных группах. Также, за плату, в каталоге публикуют фирменные знаки и знаки обслуживания и отдельное рекламное объявление библиотеки об ее услугах и продуктах.

В заключение отметим, руководство библиотеки должно воспользоваться всей выше приведенной информацией, тогда будет легко принять решение о том, какие выставки будут успешны для нее, а какие - не приведут к желаемым результатам.


На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив