3.2. Оформление
заявки и отказа библиотеки
от участия в выставке
Места на популярных выставках «расходятся» очень быстро, заявку об участии необходимо подавать
заблаговременно. Например: прием заявок на ряде выставок в ФРГ иногда
заканчивается за шесть и даже восемнадцать месяцев до начала мероприятия (в
зависимости от цикла проведения - ежегодно или раз в два года).
Для регистрации от организатора выставки получают
следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для
регистрации, перечень и расценки выставочных услуг, предлагаемые места для
стенда, условия проведения выставки, инструкции. В заявке указываются:
1) минимальные
и максимально желаемые размеры стенда (в квадратных метрах);
2) расположение
в павильоне или на открытой площадке (инфра-структура);
3) габариты
стенда (длина и ширина, высота);
4) тип
стенда (угловой, головной, блок-стенд и т.п., виды стендов описаны ниже);
5) конструкция
(одно- или двухэтажный стенд);
6) данные
об экспонатах (количество, наименования);
7) субэкспоненты
и дополнительно представляемые фирмы;
8) данные
о количестве мусора.
При совместном участии в выставке заявку подает та организация, которая
занимается подготовкой мероприятия.
В документе об условиях участия библиотеки в выставке (договор на участие)
регулируются такие пункты, как допуск на выставку, арендная плата за стенд,
условия оплаты, возможности расторжения договора, регистрация субэкспонентов и
дополнительно представляемых организаций. В технической части договора
намечаются сроки, прилагаются инструкции по монтажу и разбору экспозиции,
описание оформления стенда, перечень строительных материалов, которые разрешено
применять, указываются высота стенда, допустимая нагрузка на занимаемую
поверхность, технические параметры для обслуживания стенда, даются разъяснения
по поводу показов и рекламы на стендах, инструкции противопожарной охраны, памятки
по действиям при несчастных случаях, материальной ответственности и
страхованию.
Появление факса, электронной почты, а затем Интернета существенно
упростило оформление выставочной заявки, однако круг вопросов, которые отражены
в ней, практически не изменился.
В случае отказа от участия в выставке библиотека выплачивает неустойку в
зависимости от конкретных сроков и достигнутых в договоре договоренностей. При
отказе от участия незадолго до мероприятия и при определенных обстоятельствах
библиотеке вероятно придется выплатить полную сумму арендной платы за стенд.
Заявки на участие в выставке запрещено отклонять по иным основаниям и до
истечения срока, указанного в объявлении, если лицо, подавшее заявку, не
получает официального уведомления о том, что заявка не принята, оно (в нашем
случае - библиотека) автоматически включается в состав участников выставки.
Поскольку участие в выставке во многих отношениях связано с риском, уже
несколько десятилетий назад была разработана специальная система страхования.
Экспонент должен сам позаботиться о достаточной страховой защите. Организатор
выставки несет только общую материальную ответственность за ущерб, нанесенный
человеку или имуществу.
Организатор выставочного мероприятия и делом, и советом помогает
экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке, в решении всех
организационных и технических вопросов.
Вместе с документом об
условиях участия в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту
(библиотеке) пересылаются формуляры заказов на разнообразные сервисные услуги.
Помимо вспомогательных
средств, особых приспособлений для работы с прессой и рекламирования библиотеки
у организатора или у фирм, с которыми она заключила договоры, можно сделать
заказ на услуги, включенные в стоимость участия (обязательные выставочные
услуги), стоимость некоторых услуг, иногда услуг вообще оплачивается особо.
Перечень услуг может включать следующее: аренда готового стенда, прокат мебели,
кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудио и
видеотехники, услуги экспедиции, аренда помещения для хранения тары,
резервирование жилья, уборка и охрана стенда, транспортная и выставочная
страховка, проводка электричества, воды, подключение телекоммуникаций,
предоставление подсобных рабочих, фотообслуживание, посещение с целью
ознакомления с деятельностью местных институтов, организаций, предприятий,
представляющих интерес для экспонента, культурная программа (экскурсионные
поездки по городу, посещение музеев, театров и т. д.).
На месте при монтаже экспозиции могут предлагаться
дополнительные услуги - продажа и прокат цветов, декоративного материала и материала
для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление специализированной
рабочей силы и т.д .
Выставочный
сервис также предусматривает выдачу удостоверений для персонала стенда.
Соответственно величине стенда персоналу раздаются бесплатные пропуска; другие
удостоверения участников, как правило, за рубежом, можно получить только за
плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки авторанспорта могут быть
затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.
Библиотека
должна обязательно ознакомиться с условиями участия, своими правами и
обязанностями как экспонента, а также правами и обязанностями организатора
выставки для избежания недоразумений, конфликтов и споров, которых можно
избежать, т.к. они снижают эффективность участия в выставке.
Обычно эти
права и обязанности стандартны в рамках одной страны, на международных
выставках и выставках за рубежом однако встречаются отклонения, обусловленные
законодательством государства, в котором проводится выставочное мероприятие.
Согласно
Федеральному Закону «О выставочно-ярмарочной деятельности в Российской
Федерации» участник выставки вправе:
отказаться от
участия в выставке или внести изменения в ранее поданную заявку путем отзыва
ранее поданной заявки или подачи в письменном виде дополнений и изменений к
заявке и получить на условиях, содержащихся в объявлении, перерасчет с
устроителем, вплоть до полного или частичного возврата ранее оплаченной
стоимости участия; участник вправе на основании своевременно поданной и
принятой устроителем заявки запрашивать у устроителя на условиях, указанных в
объявлении, дополнительную информацию о выставке, ожидаемых участниках и
посетителях, а также планировку выставочного зала (залов) и осуществлять
бронирование места расположения своего выставочного стенда.
Библиотека-экспонент
от своего имени в период подготовки и проведения выставки может осуществлять
действия, направленные на привлечение третьих лиц к участию в выставке или к ее
посещению на условиях, указанных в объявлении выставки, ответственность перед
третьими лицами за соблюдение указанных условий лежит на устроителе.
Библиотека-экспонент
по своему усмотрению вправе распорядиться выставочной площадью, предоставленной
ей устроителем, и осуществлять любые действия, направленные на реализацию целей
участия в выставке, но не в противоречии с действующим законодательством и условиями,
указанными в объявлении.
Также по своему
усмотрению библиотека-экспонент может выбирать профессиональных участников
выставочной деятельности в контрагенты при подготовке и проведении выставки.
Участник и его
представители в период работы выставки обладают, кроме вышеуказанных, всеми
правами и обязанностями посетителей выставки. Участник обязан:
- своевременно
направить экспонаты и другие грузы, необходимые для проведения выставки, в
адрес, указанный для этого в объявлении выставки;
- своевременно осуществить
платежи за участие в выставке, указанные в объявлении выставки;
- обеспечить
своевременное прибытие и регистрацию представителей, осуществляющих стендовую и
иную работу от имени участника на выставке;
- выполнять
другие требования и условия, необходимые, согласно объявлению выставки, для
допуска на территорию выставочной площадки.
Особое значение устроители выставки придают составлению
выставочных каталогов, служащих напоминанием о выставке, ее участниках и
экспонентах. По каталогам можно проанализировать состояние экономики и
культуры, он служит источником информации для клиентов и специалистов до
следующей подобной выставки и выполняет рекламные функции. Значение информации,
опубликованной в каталоге выставки, сегодня понимает подавляющее большинство
экспонентов. Бланки для внесения данных в каталог и информационные системы
выставки пересылаются при оформлении заявки на участие, за рубежом - вместе с
официальным допуском на выставку. Следует обратить внимание на то, что
выставочный каталог подписывается в печать относительно рано, он должен быть в
распоряжении заинтересованных лиц еще за несколько недель до начала мероприятия,
чтобы они успели подготовиться к визиту на выставку.
Внесение данных в каталог обычно оплачивается
заказчиком, нужную информацию можно отыскать в алфавитном порядке по названиям
организаций (иногда с кратким изложением программы их продуктов и услуг), по
наименованиям товаров или номенклатуре и по нахождению библиотеки в павильоне.
По желанию библиотеки-экспонента ее продукция может быть обозначена в разных
товарных группах. Также, за плату, в каталоге публикуют фирменные знаки и знаки
обслуживания и отдельное рекламное объявление библиотеки об ее услугах и
продуктах.
В заключение отметим, руководство библиотеки должно воспользоваться всей
выше приведенной информацией, тогда будет легко принять решение о том, какие
выставки будут успешны для нее, а какие - не приведут к желаемым результатам.
