Перечень контрольных вопросов для принятия предварительного решения об участии в выставке
- Каковы
специфические задачи выставки?
- Представляете
ли вы новый продукт?
- Хотите
ли вы придать блеск вашему новому имиджу?
- Заинтересованы
ли вы в прямых продажах?
- Хотите
ли вы составить список заказов?
- Исследуете
ли вы рынок для вашего нового продукта или нового вида услуг?
- Станете
ли вы расширять вашу дистрибьюторскую сеть?
- Можно
ли будет измерить успех в достижении этих целей?
- Кто
ваш целевой покупатель?
- Какие
выставки привлекают наших лучших покупателей?
- Не
можете ли вы скооперировать ваши усилия и деньги?
- Какие
выставки удобны для вашего бюджетного расписания?
- Возможно
ли достижение поставленных перед планируемой выставкой целей другими
средствами? Сколько стоило бы их достижение иными средствами?
- Какие
выставки удобны для вашего производственного расписания?
- Возможно
ли возобновить контакты с бывшими клиентами, наладить контакты с
потенциальными?
- Служит
ли выставка повышению известности организации, ее продуктов и услуг?
- Предоставляют
ли хорошие возможности для поддерживания или налаживания контактов с
представителями СМИ;
- Будут
ли мероприятия по обмену опытом в рамках общевыставочной программы?
- Проходят
ли семинары, конференции, круглые столы и мастер классы? Их проводят известные
в отрасли специалисты?
- Предусматриваются
ли на выставке дни (часы) «только для специалистов?
Приложение ¹ 2
Контрольные вопросы по времени проведения выставки
- Не совпадает ли время проведения выставки с
какими-нибудь крупными праздниками или событиями (например: разгар летнего
сезона и отпусков, новогодний или другие каникулы и пр.)?
- Помните ли вы о расписании вашего
пользователя и покупателя?
- Есть ли в вашей отрасли индустрии
сезонность?
- Обращаете ли вы внимание на покупательские тенденции?
К примеру, несколько лет назад в индустрии игрушек заказы делались за несколько
месяцев до наступления Рождества, в наши дни покупки рождественских подарков
планируют за год вперед.
- Насколько время проведения выставки
совпадает с маркетинговыми планами вашей библиотеки? Совпадает ли оно с
производством и демонстрацией вашего нового продукта?
- В удобное ли время проводится выставка? Не
проводит более крупная и аналогичная выставка в столице или крупном соседнем
городе?
- Не совпадает ли время проведения выставки с
какими-то другими важными событиями крупными выставками, которые явно «оттянут»
на себя внимание представителей властей, СМИ и часть посетителей?
Приложение ¹ 3
Контрольные вопросы по месту проведения выставки
- В известном/престижном ли для клиентов
библиотеки-экспонента месте проводится выставка? Нужно ли престижное место
проведения выставки вообще?
- Не противоречат ли религиозные, культурные
аспекты страны, где будет проводиться выставка, обычаям страны, выставляемой
библиотекой-экспонентом?
- Благоприятна ли политическая, экономическая
социально-культурная атмосфера в стране для ведения дел?
Приложение ¹ 4
Рекомендации по улучшению взаимодействия с клиентами в ходе работы выставки
1. За несколько
дней до открытия выставки желательно направить приглашения, информирующие об
участии библиотеки в выставке, даже если никто не воспользуется предложением,
то можно лишний раз напомнить о себе.
2. При общении
с посетителями на выставке необходимо рассказывать о своей продукции или услугах
и обязательно поинтересоваться, какая фирма проявляет интерес к продукции, это
уточняет аргументацию, заставляет сосредоточиться на более важных для
посетителя деталях.
3. Если в
разговоре не удается убедить слушателя в значимости аргументации, то никакая
рекламная продукция не поможет, стендисту важно искренне относится к
собеседнику, нельзя доминировать в разговоре ни словом, ни внешним видом, все
внимание следует направлять на делового партнера, вслушиваясь в его речь.
4. По
завершении переговоров необходимо обменяться визитками (визитка стендиста
должна быть корректной, недопустимо, когда после вручения владелец начинает
дописывать или исправлять какие-то координаты), благодаря визиткам после
завершения выставки можно обзвонить посетителей стенда и под предлогом
уточнений более ясно выявить перспективу возможного сотрудничества.
Приложения ¹ 5
Самые
популярные ошибки в работе с прессой
1. Пометки в «шапке»
пресс-релиза «для немедленного распространения» или «срочно в номер».
Эта фраза «перекочевала» к нам из западной
практики. Но там это - сложившая многолетняя практика, у российских журналистов
и редакторов подобные напоминания вызывают в лучшем случае усмешку, в худшем -
раздражение, это право - редакторов изданий.
2. Стимуляция
- не самый лучший способ взаимодействия с журналистами.
Иногда
руководители библиотек учреждают конкурс на лучшую статью о ее деятельности.
Это действует только на издания «тридцать третьего сорта». Существуют нормы
журналистской этики, любой уважающий себя журналист должен «сохранять лицо».
3. Неточности и
ошибки при упоминании реалий. В одной статье про
встречу писателя с поклонниками его талантами в библиотеке один и тот же зал,
где проводилось мероприятие, трижды был назван по-разному. Опечатки и
неточности в пресс-релизе неприемлемы.
4.
Несвоевременное предоставление информации.
Пресс-релизы по
теме выставочного мероприятия пишутся и рассылаются после самого мероприятия,
когда они уже практически никому не нужны. Пресс-релизы должны распространятся
на самом мероприятии, но не позже.
5.Использование
профессионального жаргона.
В каждой отрасли, практически в каждой библиотеке
есть свой профессиональный жаргон, который используется часто и даже в текстах
выступлений и сообщениях для прессы. Это осложняет понимание материалов, дает
основание для ложных интерпретаций. От жаргона следует избавляться, в крайнем
случае - доходчиво объяснять смысл «рабочих» терминов.
Приложение ¹ 6
Причины неудач выставочной деятельности
1) Выставки -
это самая сложная форма маркетинга, когда задействованы почти все доступные
механизмы маркетинга и продаж - почтовые рассылки, телемаркетинг, торговая
реклама, рекламные щиты, связи с общественностью, «раскрутка» и др., которые
должны сочетаться самым оптимальным образом, глубокое изучение специфики
данного мероприятия позволит полностью использовать уникальный потенциал
выставок.
2) Все выставки
отличаются друг от друга, у каждого мероприятия есть свои особенности -
месторасположение, время года, посещаемость, конкуренция, количество экспонентов
и т.д., которые накладывают свой отпечаток на стратегию успеха выставки.
3) Большинство
организаций принимают участие в выставке, четко не обозначив своих целей -
многие устремляются на выставки, узнав, что ожидается около 110000 покупателей,
при этом план касательно того, как они смогут обслужить такое количество
человек, часто отсутствует. Крупные организации участвуют в выставках из-за
престижности, полагая, что их отсутствие прозвучит громче их присутствия, хотя
реальное измерение потенциала выставки это ее покупательная способность и то,
какой «урожай» на самом деле соберут от участия в этой выставке организации,
важно не количество, а качество обслуживания на стенде.
4) Большинство
участников не знают, как измерить результат проведения выставки - когда дело
доходит до подсчета рентабельности вложенных в выставку денег, большинство
организаций становятся беспомощными, до тех пор, пока экспоненты не научатся
точно просчитывать результаты продаж и составлять планы достижения уровня этих
продаж, они не получат денег на маркетинг.
5) Слабость
выставочной команды - большинство работников библиотеки редко точно знают,
почему они здесь находятся и что им следует делать, обычно они получают мало
информации до открытия самой выставки, иногда проводят предвыставочное собрание
только для того, чтобы продемонстрировать новую продукцию и рассказать о новых
услугах, однако между повседневной работой и работой на выставке существуют
большие различия, редкие руководители учат сотрудников видеть эту разницу и эффективно
работать на выставке. Выставочный персонал - это самый важный и в то же время
самый пренебрегаемый фактор в подготовке и проведении успешной выставки.
6) Большую
часть своего времени экспоненты тратят не на ту сторону «уравнения». Уравнение
выставки имеет две стороны: твердый продукт (аренда места, оформление и
установка оборудования, доставка, погрузка-разгрузка, выставочные услуги и
т.д.) и мягкий продукт (прямая почтовая рассылка, телемаркетинг, персонал,
прием гостей, раздача сувениров, развитие связей с пользователями и партнерами
после проведения выставки и т.д.). Сторона мягкого продукта дает больше
преимущества при вложении денег в выставку, но на твердый продукт затрачивается
больше усилий и ресурсов.
7) Неумение
персонала творчески работать - экспоненты
копируют других экспонентов, в результате чего все экспоненты похожи друг на
друга, участие в выставках не приводит к изобретательности и новшествам, оно
порождает однообразие.
Приложение ¹ 7
Контрольный перечень вопросов. Помесячный отсчет
времени до выставки
За
двенадцать месяцев
- Выберите интересующую вас выставку.
- Получите, заполните и отправьте заявку.
- Проанализируйте выставку, ее тему,
посетителей.
- Соберите выставочную команду, совместно
продумайте планы ее проведения.
- Установите бюджет выставки.
За одиннадцать месяцев
- Забронируйте места в гостиницах с учетом
изменений в составе персонала.
- Забронируйте билеты на самолет или поезд.
- Укомплектуйте состав работающих на
выставочном стенде, выставка - это не тренировочное поле для новичков и не
увеселительное мероприятие.
За
десять месяцев
- Начните
планировать экспозицию, определитесь с оборудованием.
- Проконсультируйтесь с дизайнерами.
- Держите постоянную связь с организаторами
выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.
За девять месяцев
- Заканчивайте оформление выставочного стенда,
если организаторы выставки потребуют изменений, не настаивайте на своем,
главное, чтобы вам разрешили выставляться.
- Проведите еще одно собрание с вашей
выставочной командой.
- Начните предвыставочную маркетинговую
кампанию с целью увеличить количество посетителей.
- Проведите собрание с выставочной командой
для определения готовности.
За
два месяца
- Подтвердите бронь в гостинице и на
авиабилеты.
- Окончательно определите персонал, расписание
и условия работы на выставке.
- Составьте служебную памятку для выставочного
персонала.
- Проведите следующее собрание с выставочной
командой для определения актуального состояния готовности.
- Проверьте выставочное оборудование и внесите
дополнения, если это необходимо.
- Еще раз проконтролируйте, вся ли
документация по выставке готова и отправлена.
- Застрахуйте экспозицию.
- Завершите подготовку к отправке оборудования
и экспонатов.
- Отправьте выставочные материалы,
оборудование и литературу, так чтобы они попали на выставку в день вашего
прибытия, когда можно будет их распаковать и установить.
- Активизируйте предвыставочную подготовку
персонала.
- Соберите все необходимые вспомогательные
средства для экспозиции.
- Получите дорожные чеки/ наличные денежные
средства для текущих расходов на месте.
Приложение ¹ 8
Перечень контрольных вопросов для блокнота-памятки
участника выставки
- Дата отбытия и номер рейса поезда.
- Где находится гостиница?
- План выставочного павильона и его
окрестностей.
- Адреса и
номера телефонов обслуживающего выставку персонала.
- План выставочного зала с указанием места
стенда.
- План расположения ваших экспонатов.
- Список экспонатов и перечень предлагаемых
услуг.
- Штатное рабочее расписание, кто из
сотрудников, в какой части стенда будет работать?
Приложение ¹ 9
Факторы (в процентном отношении), влияющие
на решение клиентов посещать или не посещать экспозиции
1. Интересные
демонстрации продукта: 28% - посетителей привлекают качественные,
профессиональные демонстрации в интересной форме.
2. Расположение
экспозиции: 23% - лучшее расположение как можно ближе к центру выставочного
зала, не каждому посетителю хочется заглянуть в дальние уголки, но следует
задуматься: если люди посещают экспозицию только потому, что она находится в
самом центре, интересны ли им ваша организация и ваша экспозиция.
3. Советы и
рекомендации клиентов: 22% - одно из самых эффективных средств привлечения
новых потенциальных клиентов это положительные отзывы со стороны постоянных
заказчиков.
4. Общая
привлекательность экспозиции: 13 - посетитель смотрит на экспозицию, продукт и
персонал, которые вместе определяют привлекательность экспозиции, они должны
быть совершенны.
5. Размеры
экспозиции: 2% - внушительные габариты стенда также могут вызвать любопытство.
6. Другие
причины: 12 %.
Приложение ¹ 10
Правила общения с журналистами во время интервью
- Следует хорошо понимать задаваемые вопросы,
в противно случае - переспрашивать.
- Доброжелательность и дружелюбие.
- Краткие и внятные, ответы по существу.
- При необходимости подробнее освещение
продукта или услуги, но не в форме лекции.
- Нельзя вводить журналистов в заблуждение.
- Нельзя сообщать что-либо «не для протокола».
- Не стоит плохо отзываться о своих конкурентах.
- Нельзя говорить ничего такого, о чем потом
пожалеете.
- При невозможности ответить на вопрос,
отложите его на потом.
- Любой ценой избегайте фразы «Без
комментариев».
- В конце интервью спросите журналиста,
удовлетворен ли он полученной информацией.
- Если вам понравилось опубликованное
интервью, отправьте письмо признательности.
Приложение ¹ 11
Блок-схема оценки выставочной эффективности
[5, с. 190-191]
1 ЭТАП
1.Определение целей и задач участия.
2. Выбор ВЯМ в зависимости от поставленных целей.
3. Планирование показателей групп А и Б:
А. Показатели,
оказывающие влияние на выставочную экономическую
эффективность:
- объем
предполагаемых продаж;
- общее
количество контактов;
- необходимое
количество персонала;
- доля
целевой аудитории;
- предполагаемый
бюджет;
- затраты
на п-е количество посетителей;
- затраты
на п-е количество перспективных
контрактов;
- долгосрочный
возврат вложенных средств.
Б. Показатели
выставочной экономической эффективности
- прибыль;
- показатель
экономической эффективности;
- экономическая
эффективность от участия за n-е количество дней.
