На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив

Ястребова Е.М. Новейшие тенденции в выставочной деельности библиотек
Содержание:


Введение

1.Классификация выставок

2.Функции выставок в комплексе маркетинга и паблик рилейшенз библиотеки

3.Планирование библиотекой деятельности в преддверии выставки

3.1.Обоснование решения по участию библиотеки в выставочном мероприятии

3.2.Оформление заявки и отказа библиотеки от участия в выставке

3.3.Предвыставочный этап подготовки библиотеки

3.3.1.Выбор экспонатов и выставочной программы

3.3.2.Определение бюджета на проведение выставки

3.3.3.Выставочный стенд – понятие, конфигурации, зоны

3.3.4.Транспортировка экспозиции библиотеки на выставку

3.3.5.Выставочный персонал – требования, навыки, подбор, тренинг, работа с клиентами

3.3.6.Реклама и продвижение выставочного мероприятия

3.3.7.Отношения библиотеки с прессой в контексте организации и проведения выставок

3.3.8.Резюме по предвыставочной подготовке библиотеки

4.Монтаж выставочной экспозиции библиотеки – два сценария.

5.Факторы успеха библиотеки на выставке – основные законы выставок

5.1.Особенности работы библиотеки с клиентами на выставке

6.Послевыставочная деятельность библиотеки – завершение сделок

7.Оценка эффективности участия библиотеки в выставке

Заключение

Список использованной литературы

Приложения


5.  Факторы успеха библиотеки
на выставке -  основные законы выставок

 

Есть три ключевых пункта, определяющих успех любой библиотеки на любой выставке: во-первых, - вид и обустройство выставочного стенда, во-вторых, - выставочный персонал, в-третьих, - предлагаемые продукт или сервис и способы их продвижения на выставке. Прокомментируем последний пункт.

Знание продукта

Самым большим упущением при подготовке к выставке библиотеки является незнание или недостаточно глубокое знание персоналом стенда предлагаемых продуктов и услуг, выражающееся в соответствующей оценке посетителей.

Если продукт можно продемонстрировать в действии, библиотечный персонал должен уметь сделать это. Потенциальные клиенты так смогут быстрее оценить продукт. Незнание персоналом инструкций по эксплуатации продукта отталкивает потенциальных клиентов, если сотрудники библиотеки не знают, как работает их продукт и для чего нужна их новая услуга, то зачем гипотетическому покупателю задумываться над этим.

Залогом успешной демонстрации любого продукта является практика, практика и еще раз практика. Чем чаще стендист демонстрирует продукт, тем легче показать его достоинства. Чем лучше стендист будет понимать преимущества и особенности продукта, тем легче убедить клиента библиотеки и посетителя выставки, что данный продукт ему просто необходим.

Утро первого дня выставки нельзя отнести к самому лучшему времени научиться демонстрировать продукт. Тренироваться нужно до открытия выставки. За день до открытия выставки ответственному за экспозицию библиотеки стоит проверить, каждый ли сотрудник стенда знает, как обращаться с продуктом.

Элементом риска во всякой демонстрации является сам продукт, он должен быть исправным. Демонстрация неисправного продукта - это признак непрофессионализма и производит в лучшем случае неприятное впечатление на потенциального клиента.

Каждое утро до открытия выставки проводится пробная демонстрация продукта для своевременного устранения неполадок или принятия решения об использовании запасного образца.

Выставки являются прекрасной площадкой для ознакомления широких слоев общественности и специалистов с деятельностью библиотеки, ее новыми продуктами и услугами. Лучше всего, современнее, грамотнее сделать это в форме презентации или представления организации с использованием компьютерной техники. Для проведения презентаций существуют специальные приемы и методы, которые наглядно позволяют убедить слушателей в полезности предложений библиотеки.

Исходным пунктом каждой презентации должно стать изучение аудитории, которая приглашается на данное мероприятие. Необходимо проанализировать потребности и интересы потенциальной аудитории, что она уже знает по теме сообщения и что ей нужно знать для того, чтобы понимать ведущего или действовать в соответствии с тем, к чему он ее побуждает. Для анализа состава аудитории используются различные характеристики: возраст, пол, уровень знаний и др. Эффективное понимание аудиторией сообщения невозможно, если ведущий не знает слушателей и не готов говорить с ними на понятном им языке.

Во время подготовки и для повышения результативности презентации нельзя выпускать из виду окружающую обстановку (на выставке, где, как мы уже сообщали выше, существует множество коммуникационных барьеров). Ведущий может составить хотя бы приблизительное впечатление о ходе презентации, задав себе на классические вопросы:

1)   в этот день проводится только его презентация, сколько презентаций будет до него и после него, которые посетит целевая аудитория библиотеки;

2)     сколько времени отпущено на проведение презентации, будет ли время на взаимодействие с аудиторией, будет ли время на вопросы и ответы;

3)     где будет проходить презентация - на стенде библиотеки, в конференц-зале выставки, как будет выглядеть помещение, будет ли оно тесным или наоборот, например: в большом помещении микрофон бывает, как правило, только у ведущего, значит он сможет довольно долго говорить и его вряд ли не прервут на протяжении всей презентации; в небольших помещениях вопросы из аудитории неизбежны, поэтому нужно выделить время на их обсуждение и психологически быть готовым к этому;

4)     какие аудиовизуальные средства будут использоваться, будут ли демонстрироваться публике какие-либо материалы.

Большое внимание стоить уделить разработке начала презентации. Если интерес аудитории потерян в течение первых 90 секунд, то он потерян практически навсегда, произвести достойное первое впечатление можно только один раз. Когда удалось завладеть и удержать внимание аудитории в течение всех 90 секунд, то «покоренная» аудитория пойдет за ведущим, куда бы ее ни позвали.

В качестве «ударного» начала можно избрать важный для слушателей риторический вопрос, на который ведущий сможет затем сам уверенно ответить. Риторический вопрос может быстро растопить «лед» недоверия аудитории.

В качестве неплохого начала можно также использовать перечисление тенденций (библиотечное обслуживание, работа читательских клубов по интересам, платность и безвозмездность деятельности библиотек) - экономических, демографических или социально-культурных, - с которыми ваша аудитория еще не знакома. Эти тенденции должны быть тесно связаны с темой презентации и с так называемой точкой Б (конечная цель презентации - понятие будет раскрыто ниже). Чем необычнее и поразительнее будут эти тенденции, тем более запоминающимся получится начало презентации.

Подход ретроспектива/перспектива («это было тогда, а сейчас») дает хороший старт презентации. Ретроспективный (назад) или перспективный (вперед) взгляд предоставляет возможность быстро сконцентрировать внимание собравшейся публики на теме сообщения.

На это же нацелен рассказанный в начале презентации анекдот. Под «анекдотом» подразумевается не шутка или другое проявление юмора, во время презентации шутить не рекомендуется. Даже если после шутки раздается смех, то в большинстве случаев это отвлекает слушателей от выступления, уводит от главной проблемы и снижает убедительность выступающего. «Анекдот» - очень короткий рассказ на тему, которая обычно интересна и волнует собравшихся специалистов. Анекдот создает раскрепощенную атмосферу, располагает аудиторию к ведущему. Анекдот - это простой и эффективный способ превратить абстрактную или не самую актуальную тему в яркую и живую.

Цитата из произведений классиков мировой литературы «облегчает» установление контактов с коллегами и участниками презентации. Можно процитировать слова признательности в адрес библиотеки, оценку ее услуг из книги отзывов или специальных газет и журналов по профилю - «Библиотека», «Библиополе», «Научно-технические библиотеки» и др. Одобрительное мнение из книги отзывов читателей библиотеки способно внушить аудитории доверие к ней уже в начале презентации.

Афоризм или легко узнаваемая крылатая фраза (естественно и правдоподобно соотносящаяся с темой презентации и точкой Б) может стать отличным первым шагом при вхождении в проблему презентации.

Хорошо подобранная аналогия (сравнение двух на первый взгляд не связанных вопросов) - прекрасный способ объяснить слушателям что-либо для них новое. Если приходится рассказывать о продуктах, услугах, требующих для понимания специальных знаний, нужно искать простую аналогию, которая могла бы помочь аудитории проникнуться сутью презентации. Аналогия с дорогами - обычный выбор для начала презентаций, связанных с рассмотрением сетей и систем - вполне уместна, например, для раскрытия сильных сторон осуществленного или намечающегося проекта по  межбиблиотечной кооперации.

Для открытия презентации можно комбинировать выше перечисленные способы, это соответственно в три, четыре, пять раз эффективнее и позволяет полностью завладеть вниманием аудитории.

Основные структурные моменты презентации - вступление, раскрытие уникальности предложения и доказательство его ценности и так называемая точка Б. Важно плавно и логично переходить от одной части презентации к другой. Если движение от слайда к слайду или от раздела к разделу презентации происходит без видимой связи, то нужно подумать о реорганизации слайдов или о создании понятных аудитории устных, графических, аудийных и других переходов для придания прозрачности повествованию ведущего.

Доказательство ценности предложений иначе называетсяуникальное предложение (УП). Именно оно вызывает особое отношение к деятельности и услугам библиотеки со стороны слушателей. Доказательство ценности предлагаемого может прозвучать в начале или как весомая связка в середине презентации. Как примеры, подтверждающие пользу и уникальность предложения, можно использовать соответствующие знаменательные достижения библиотеки, например: продажа 85 000 копий автоматизированной программы изучения читательского спроса в первый же день работы выставки, престижные награды - продукт библиотеки включен в каталог 100 лучших российских товаров этого года, за него получена грамота Администрации президента РФ, грант ЮНЕСКО и т.п..

Прежде чем перейти к сути презентации, сначала необходимо кратко аннонсировать содержание презентации. Для того, чтобы сориентировать аудиторию и попросить слушателей следить за ходом мыслей ведущего, используется известный метод мнемотехники: сказать собравшимся о чем он собирается говорить в течение презентации.

Рассказать аудитории то, о чем намерен говорить ведущий, - это не означает не только обнародовать программу выступления, но и «украсить» повествование при помощи двух пунктов: раскрыть связь обсуждаемых вопросов с точкой Б и указать общее время, которое займет презентация.

Когда конечный пункт (точка Б) и смысл презентации ясны в самом начале выступления, слушатели с самого начала видят свет в конце тоннеля. Объявив, сколько времени займет презентация, выступающий демонстрирует, что знает цену и бережет время пришедших, и уже одним этим начинает располагать аудитории к себе и своему сообщению.

Излагая аудитории план развития презентации (последовательность вопросов) и ее длительность, ведущий на бессознательном уровне занимается эффективным управлением аудиторией. Было бы преувеличением думать о ведущем как об отличном менеджере только потому, что он ввел слушателей в курс дела. Но без плана и заданной конечной точки движения аудитория не сможет понимать, что происходит на презентации. Увидев свет в конце «тоннеля», она сосредоточится на выступлении и может сделать вывод - эти люди из библиотеки N знают, что делают, у них есть план, послушаем, что они нам расскажут.

В отведенное время слушатели получают обещанную информацию, ведущий по мере необходимости подробно останавливается на каждом вопросе, расширяя содержание и «укрепляя» аргументами костяк структуры презентации. Слайды помогут ведущему и слушателям сосредоточиться и более наглядно понять тему выступления.

Настоящая презентация должна «строиться» на законах убеждения и подводить слушателей к «озарению» (сравнимого с фразой - «Эврика! Я понял\а»). Для глубинного воздействия на аудиторию одного озарения мало. Эффективная презентация означает непрерывную цепь озарений с начала и до конца презентации. Не случайно поэтому презентация нередко сравнивается с массажем - хороший массажист во время сеанса не отрывает рук от тела, хороший ведущий презентации не «выпускает» ни на минуту из рук свою аудиторию. Он приковывает внимание слушателей в самом начале презентации, ведет их через различные аспекты, темы, идеи и постоянно незримо контролирует слушателей, подготавливая почву для призыва к действию.

Если суть презентации для слушателей не ясна, они будут сопротивляться призыву ведущего к действию. Все инвесторы (читатели и посетители библиотек «инвестируют» в нас если не деньги, то свое свободное время) придерживаются общеизвестного принципа: вкладывать средства надо только в те организации, суть деятельности которых достаточно прозрачна и понятна.

Если выступление запутанно, лишено логики и состоит из разнородных и не связанных друг с другом высказываний, то слушателям приходится сильно потрудиться, чтобы добраться до смысла презентации. Принуждение к тяжкому труду неизбежно вызывает сначала противодействие, затем гнев, а потом полную потерю доверия.

Хороший ведущий презентации знает, что нужно делать, чтобы слушатели, не утруждая себя, уловили его идею и поняли, в каком направлении они должны действовать. Эффективная презентация подводит аудиторию к неопровержимому заключению, дает психологический комфорт, побуждает говорить «да» практически на все, что предлагается ведущим от библиотеки. Хороший ведущий презентации умеет управлять умами, эмоциями, решениями слушателей.

Абсолютномубольшинству презентаций присущи следующие упущения [пять смертных грехов - Мастерство презентаций, 1, с. 28-29]:

1) отсутствует явная польза для слушателей - презентация не раскрывает пользы, которую может извлечь аудитория из того, о чем говорилось на презентации;

2) отсутствует четкая идея - присутствующие не могут однозначно определить для чего их позвали на презентацию;

3) нелогичность изложения - последовательность изложения настолько запутана, что слушатели не могут уследить за ходом презентации и теряют к ней всякий интерес;

4) излишняя детальность - упоминаются слишком много фактов, в том числе ненужных, главная идея теряется;

5) излишняя длительность - внимание аудитории рассеивается, ей становится скучно задолго до конца презентации.

Когда участники презентации совершают одну из выше приведенных ошибок, они растрачивают время, силы и внимание аудитории. Более того, они существенно мешают реализации собственных планов и задачи, поставленной перед ними библиотекой.

Все презентации нацелены на то, чтобы при помощи убеждения «провести» аудиторию оттуда, где она находится в начале презентации, то есть из точки А (слушатели полны незнания, безразличия или даже враждебны по отношению к ведущему, его предложениям и его организации) к конечной цели презентации - точке Б (например: стать читателем библиотеки, посещать литературный клуб при ней, прочесть все имеющиеся в фонде библиотеки N романы Д. Донцовой, воспользоваться новой платной услугой, закупить серию новых изданий по информационному маркетингу и др.).

Нужно постоянно помнить, главная и единственная цель презентации состоит в том, чтобы подвести людей к точке Б. Если смысл и точка Б презентации вытекают из сказанного ведущим сами собой, это означает, что он нажал на правильные рычаги и аудитория будут готова пойти за ним.

Точка А - это начало презентации, когда слушатели инертны, мало осведомлены о деятельности и предложениях библиотеки, сомневаются и готовы оспорить их, в худшем случае - просто упрямы и подсознательно противостоят тому, чего от них хочет ведущий. То, куда собирается доставить свою аудиторию ведущий, - это точка Б. Природа данной точки зависит от внушаемости и разумности аудитории, а также таланта ведущего презентации. Чтобы достичь точки Б, необходимо подвести неинформированных слушателей к пониманию, сомневающихся - к уверенности, упрямых - к выполнению определенных действий. На самом деле понимание, уверенность и действие - это не три отдельные цели, а три стадии достижения единственной цели, цели презентации, точки Б.

Аудитория будет довольна и готова проследовать в точку Б, если ведущему удастся толково донести до нее суть предложений библиотеки. Все, о чем ведущий говорит и что показывает во время презентации, должно служить повышению уровня осведомленности аудитории по избранной теме. Ведущий должен сместить акцент с освещения особенностей услуг и продуктов на выгоды, получаемые от них слушателями, выгода - это то, чем предложения или идеи библиотеки могут быть полезны аудитории. В процессе убеждения простого описания свойств того, что предлагается или продается не достаточно. Каждая особенность предложения обязательно должна быть представлена как выгода получателя. Особые качества продукта или услуги могут оказаться не подходящими для аудитории, выгода же всегда уместна по определению и нужна клиенту.

Еще один надежный способ переместить слушателей в точку Б заключается в том, чтобы поместить потребности слушателей, выгоду конкретной аудитории в самый центр презентации [по терминологии Дж.Вайссмана- «Почему Вам это нужно - ПВН», 1, с. 40].

Обычно на презентации бывает одно главное и всеобъемлющее «Почему Вам Нужно», которое служит объединяющим началом презентации и отражает суть того, в чем надо убедить слушателей.

В дополнение к главному ПВН обычно отыскиваются несколько специфических ПВН, которые дополнительно усиливают каждый элемент презентации. Каждый элемент, каждое умозаключение убедительной презентации должны быть четко связаны с ПВН.

Имеется, по крайней мере, шесть фраз, называющихся спусковыми механизмами ПВН, они используются ведущими презентации и позволяют увязывать элементы презентации с выгодой для аудитории или с ПНВ [1, с.42, пробелы заполняются соответствующим текстом]:

1) «Это важно для вас, потому что..? ».

2) «Что это для Вас значит? »…

3) «Почему я рассказываю Вам все это?» …

4) «Кого это волнует?» («Это прямо касается Вас, потому что...»).

5) «Ну и что?» («А вот что...»).

6) «И...?» («И вот ПВН...»).

Ведущему имеет смысл наизусть запомнить спусковые механизмы ПВН, может быть, даже скопировать этот список, повесить его на стену и постоянно иметь его перед глазами для повторения.

Задача ведущего состоит в том, чтобы направлять аудиторию в точку Б, четко поясняя взаимосвязи между разными частями выступления. Слушателям должно быть легко следить за ходом мыслей оратора, они должны видеть не отдельные «деревья», а весь «лес» презентации. Для этого необходимы продуманная схема и план. Существуют проверенные методы выстраивания идей для создания логичной и убедительной презентации - 16 принципов развития презентации:

1) модульный - взаимозаменяемые блоки информации (могут совпадать с отдельными вопросами проблемы);

2) хронологический - организация блоков в том порядке, в котором события происходят или могут произойти;

3) географический - организация блоков согласно их физическому или географическому месторасположению;

4) пространственный - организация понятий при помощи метафоры или аналогии из физического мира, что позволяет воспринимать их в пространстве: снизу вниз, снизу вверх, от центра наружу или снаружи вовнутрь;

5) проблема/решение - организация презентации вокруг одной проблемы и ее решений, предлагаемых библиотекой;

6) выход/действие - организация презентации вокруг одного или нескольких направлений решения создавшейся ситуации и изложение необходимых для этого действий;

7) возможность/средства - организация презентации вокруг какой-либо деловой возможности и мероприятий, которые будут предприняты для того, чтобы воспользоваться данной возможностью;

8) концепция/функции - организация презентации вокруг одной центральной идеи, метода или технологии и многочисленных вариантов их применения, которые вытекают из сущности феномена;

9) особенности/преимущества - организация презентации вокруг нескольких особенностей продукта или услуги и конкретных преимуществ, обусловленных этими особенностями;

10) ситуационный анализ - рассказ о том, как библиотека разрешила какую-то одну проблему или удовлетворила требования конкретного клиента;

11) аргумент/заблуждение - важно обратить внимание на возможности опровержения и на заблуждения на которых основаны аргументы в пользу или против предложений библиотеки;

12) сравнение/контраст - приводится ряд сравнений, иллюстрирующих отличие предлагаемых услуг или продуктов от других;

13) матрица - можно использовать матрицу 2 на 2 или больше, чтобы организовать последовательность презентации в наглядной, понятной, легко запоминающейся форме;

14) параллельные пути - последовательное описание нескольких связанных между собой идей, по одним и тем же направлениям и схеме;

15) риторические вопросы - задаются вопросы, предположительно актуальные для аудитории, и потом даются ответы на них;

16) перечисление - логичное перечисление связанных между собой идей, фактов или аргументов.

Охарактеризуем некоторые принципы развития презентации более подробно. Презентация, организованная в модульной форме (самый простой в обращении способ), представляет собой последовательность взаимозаменяемых частей, разделов или компонентов проблемы. Ведущий презентации определяет последовательность частей и представляет их аудитории одну за другой. Это наиболее свободно организованный и потому наиболее трудно воспринимаемый аудиторией принцип построения презентации, заставляющий слушателей много самостоятельно домысливать. Иногда у ведущего просто нет выбора, и модульный принцип - единственная возможность организации презентации. В эту категорию попадают презентации по проблемам библиотечной экономики, презентации, посвященные знакомству с новыми библиотечно-информационными продуктами и услугами.

Модульный принцип развития презентации имеет свои преимущества, можно легко менять материалы (блоки) местами, если это необходимо, можно даже пропустить один или два модуля, что удобно ведущему, но иногда создает трудности для аудитории. Не рекомендуется злоупотреблять модульным принципом, воспользовавшись им, ведущий должен постараться сделать выступление как можнокороче.

Хронологический принцип используется гораздо чаще, чем модульный. Он организует идеи презентации во временной последовательности событий. События отражаются в порядке, в котором они произошли или могли произойти, он идеально подходит для любой в презентации, в которой главной целью является представление причин возникновения различных мнений или происшедших событий.

Принцип возможность/средства очень близок к принципу проблема/решение. Например: можно начать с описания привлекательной перспективы - появление огромного нового рыночного сегмента покупателей, возникновение новой нужной технологии для решения его проблем, наличие соответствующей продукции высокого качества, налаженных каналов ее распространения, схем партнерства или конкуренции, стратегий, разработанных библиотекой, после чего ведущий предлагает воспользоваться этой возможностью. Этот принцип упрощает и упорядочивает презентацию. Вместо большого количества пунктов, которые требуют объяснения от ведущего и понимания от аудитории, важно в понятном виде представить всего два: возможность и средства, т.е. написать полную картину «леса» вместо описания отдельных «деревьев».

Цель принципа сравнение/контраст развития презентации - сравнить библиотеку с другими или противопоставить одно учреждение другим, убедительно доказать пользу и раскрыть преимущество ее предложений по сравнению с аналогичными предложениями других библиотек. Презентация, построенная по этому методу, может сосредоточиться на списке сравнений, которые отчетливо показывают, в чем заключаются преимущества продуктов и услуг библиотеки, от имени которой выступает ведущий.

Этим принципом следует пользоваться с осторожностью. Упоминая даже вскользь другие учреждения и их продукты, можно создать неверное впечатление о них, заставить слушателей запомнить другую библиотеку вместо представляемой, черня других, нечаянно обидеть кого-нибудь из слушателей.

Утверждать, что один принцип презентации лучше другого, неверно. Некоторые принципы особенно хороши в специфических ситуациях. Возможность/средства обычно хорош для инвестиционных презентаций, а принцип концепция/функции работает, когда обращаются к представителям разных с учреждений одной отрасли. Не существует одного единственно верного или неверного, совершенно неподходящего способа для организации презентации. На самом деле все 16 принципов развития презентаций частично перекрывают друг друга. Для презентации выбирают один или два принципа, бывает, что ведущие для одной единственной презентации выбирают все 16 принципов, у некоторых ведущих все 16 принципов представлены на каждом из слайдов, но это не означает, что их воздействие на аудиторию в 16 раз сильнее.

Использование принципов развития презентации зависит от следующих факторов:

1) индивидуальный стиль ведущего презентации накладывает заметный отпечаток на процесс выбора;

2) главный интерес аудитории - разные принципы развития презентации акцентируют внимание на разных аспектах освещаемой проблемы, в качестве принципа выбирается тот, который делает упор на кардинально важном интересе аудитории;

3) эстетическоечутье- если ведущий определенно чувствует, что один из принципов «хорошо смотрится», «неплохо звучит» или «подойдет» для презентации, он должен воспользоваться им, потому что он соответствует его эстетическому чутью, ведущий передает свое настроение слушателям и «заряжает» их позитивной энергией.

Выбор принципа развития презентации - это больше искусство, нежели наука, можно легко смешивать и подгонять друг под друга различные принципы. Вполне возможно объединить в рамках одной презентации два или три принципа. Практики рекомендуют пробовать разные принципы развития презентации и не задавать себе внутреннихграниц. Важно не столько то, какой принцип развития презентации выбирается, сколько то, выбирается ли он вообще или нет.

Любая презентация включает в себя подготовку текста [см. подробнее 1, с.156-173], разработку внутренних и внешних связок для усиления целостного воздействия ведущего на слушателей во время презентации (см. приложения ¹ 12 и ¹ 13) и графическое оформление выступления. Ведущий должен владеть навыками подачи информации, техникой «вопрос-ответ» и иметь средства демонстрации своего сообщения.

Ведущий презентации стремится к совершенству всех компонентов, самым фундаментальным из которых является текст.

Важно правильно завершить презентацию, ведущийдолжен напомнить слушателям, о чем он им рассказал. В большинстве презентаций эта информация содержится в итоговом слайде, создающем тематическое единство и заключительный повтор точки Б. Последние слова, которые должна услышать аудитория, - это призыв к действию.

Подведение итога должно быть кратким. Здесь в особенности (как впрочем и во время самой презентации) следует придерживаться принципа: меньше — значит больше. Эти слова приписывают одному из самых выдающихся архитекторов и дизайнеров XX века Людвигу Мис ван дер Роэ (1886-1969), основателю течения минимализм. Применение данного принципа свидетельствует о чрезвычайно высоком профессионализме ведущего презентации.

Дойдя до итогового слайда презентации, ведущему следует быть лаконичным, т.к. основная работа уже сделана - он эффективно завладел вниманием аудитории в начале презентации, ознакомил слушателей со всеми частями своего выступления, «доставил» их в точку Б. Более того, выстроил свое выступление в соответствии с требованиями Аристотеля: сильное начало, крепкая середина и убедительное окончание.

Успех презентации целиком зависит от умений и навыков, компетентности ведущего. Его личность должна постоянно находиться в центре презентации, создавать такую обстановку, в которой слушатели максимально внимательны и следят за выступлением ведущего и углубляются в чтение текста на слайдах, т.к., читая, они перестают слушать. Слишком необычная графическая поддержка также может оттянуть на себя весь интерес аудитории и превратить ведущего во второстепенную частичку слайд-шоу.

Проблема потери внимания осложняется еще больше, когда ведущий сам начинает зачитывать то, что написано на слайдах, это может пониматься аудиторией как снисходительное обращение и даже некомпетентность. Ведущий предложенную информацию должен интерпретировать и тем самым быть главным действующим лицом презентации.

Во время презентации на аудиторию падает большая нагрузка - она должна одновременно держать в поле зрения и слайды, и ведущего, его жесты, его доклад, поэтому для усиления воздействия ведущий должен синхронизовать все эти компоненты.

Часто образы на экране, жесты ведущего и его речь имеют очень разные скорости. Если же слайд создан по принципу меньше - значит больше, ведущему можно не делать лишних движений и не говорить лишних слов, он концентрируется на изложении соответствующего слайду материала и на практике соответствует важному принципу построения всех презентаций: в фокусе - ведущий.

В настоящее время написано и опубликовано большое количество работ по психологии восприятия [в частности 1, с. 146-148]. Резюмируя, подчеркнем, главные принципы эффективной презентации состоят в следующем:

1) ведущий - в центре внимания;

2) меньше - значит больше;

3) минимизация движения глаз участников, следящих за ведущим и слайдами.

Любой графический пакет, используемый для деловых презентаций, состоит из четырех базовых элементов:

1) рисунок - фотографии, наброски, значки, логотипы, слайды;

2) соотношения - таблицы, матрицы;

3) текст - отображается двумя способами - пункты и предложения;

4) числа - количество, выраженное числами, окружностями, линиями, другими геометрическими фигурами, гистограммами и иными видами графиков.

Существенный объем деловой информации не поддается изображению в виде картинок или таблиц. В результате большинство презентаций «перенасыщено» текстами, что весьма проблематично для усвоения слушателями.

Графическое оформление презентации помогает аудитории запомнить то, о чем говорит и к чему ее призывает ведущий, уповающий на китайскую поговорку: «Я вижу и запоминаю».

Визуальную информацию нужно преподносить в понятной, четкой и действенной форме, придерживаясь простых правил:.

1) использование контрастности, например: светлый рисунок на темном фоне или наоборот;

2) обязательный показ логотипа библиотеки, это - важный знак, который однако не должен бросаться в глаза как неоновая вывеска магазина;

3) нежелательность повторения слоганов, дат, копирайтов, запретов и предупреждений «Интеллектуальная собственность библиотеки»;

4) наличие пустоты, совершенно необязательно заполнять каждый пробел на слайде информацией, пустоепространство используется для того, чтобы оттенить текст.

Существует разница между различными видами шрифтов, шрифтами, выделенные курсивом, подчеркиванием и т.п., между выравниванием текста по правому краю, по левому и по центру. Часто эти тонкости оформления - дело индивидуального вкуса, хотя определенные стилистические интерпретации допустимыми и здесь.

В заключение подчеркнем, существуют приемы графической связности (т.е. наглядного объединения) слайдов -значки, индексация, цветовое кодирование и другие,помогающие ведущему от библиотеки вести аудиторию через всю презентацию. Эти средства гарантируют, что все слушатели будут точно знать, в какой части презентации они находятся в данный момент, а также, как любой из демонстрируемых слайдов вписывается в общую структуру презентации.

Для усиления уверенности и способности убеждать ведущий должен уделять достаточно времени отработке и доработке своей презентации после завершения базовой подготовки. Чем больше времени он будет отводить на вербализацию (проговаривание) и на ее важнейший компонент распределенное повторение (антоним пассивной зубрежки, т.е. повторение материала ведущим через определенные временные промежутки), тем лучше и убедительнее будет презентация.

Распределенное повторение помогает успокоиться и лучше овладеть материалом презентации, а также - отшлифовать презентацию до блеска. После каждой вербализации будут возникать новые возможности сделать выступление еще яснее и выигрышнее, доходчивее и ярче. Кроме того, распределенное повторение сделает презентацию лаконичнее, позволит убрать то, что уже заведомо «отмерло», выбросить интересную, но не идущую к делу деталь, оттенить главное. На совершенствование презентации нацелен ряд упражнений:

1) многократное проговаривание презентации с записью на магнитофон или видеомагнитофон, что позволит ведущему увидеть себя со стороны и убрать лишние жесты, а также улучшить произношение; также можно проговаривать выступление перед контрольной аудиторией, состоящей из коллег или друзей;

2) контроль за временем, ведущий должен держать руку на пульсе времени и быть уверенным в том, что презентация укладывается в требуемый регламент;

3) проговаривание выступления с использованием внутренних связок для соединения отдельных идей и внешних связок для усиления контакта с аудиторией;

4) особое внимание уделяется фразеологии, отработке презентации до полного автоматизма, средствами для этого служат вербализация и распределенное повторение, которые, сверх того, увеличивают эффективность всех ранее названных методов.

Продолжая раскрывать законы успешного проведения выставок, заметим, для увеличения числа посетителей стенда можно воспользоваться различными инструментами маркетинга и ПР, например: дарение печатных материалов библиотеки и ограничение допуска посетителей на некоторые мероприятия на стенде.

Ценные издания самой библиотеки, труды ее руководства для посетителей могут стать прекрасным подарком и мотивом появиться на стенде. Книга с персональным автографом автора преподносится клиентам, которые посетят экспозицию библиотеки. Подарок возможно ускорит принятие решения о покупке.

Привлекая новых посетителей и клиентов на свой стенд, библиотеки могут последовать примеру одной известной американской компании. Несколько лет подряд на общенациональных выставках (около 100 тысяч посетителей ежедневно) она исключительно для 700 своих лучших клиентов на стенде в первый же день мероприятия показывает новую продукцию и рассказывать о новых услугах. Такая стратегия приводит к появлению чувства избранности у клиентов: «Вы особенные. Вы настолько особенные, что именно Вам, как нашей элите, мы хотим показать новую продукцию в первую очередь».

Остальные посетители выставки, во-первых, стремятся посетить стенд этой компании на другой день, чтобы поглядеть на такую уникальную экспозицию, а во-вторых, подвигаются к тому, чтобы предпринять усилия и на следующий год попасть в число семиста избранных.

Следующая заповедь успеха библиотеки на выставке формулируется так: определите и расскажите персоналу о целях. Не забывая о том, что «повторение - мать учения». Если среднее и высшее руководство библиотеки обычно знают стоящие перед библиотекой на выставке задачи, то это не значит, что все стендисты также хорошо осведомлены. Каждому сотруднику нужно поставить четкие, реально достижимые общие и свои личные цели.

Понятен всем выставочникам призыв: «Содержите стенд в чистоте!». Самым неприятным для посетителей являются неопрятные выставочные стенды. Мусорные корзины и пепельницы должны быть пустыми, даже если менять их придется каждые пять минут. Чистый стенд - это признак того, что библиотека заботится о своей репутации и о своем клиенте, более этого, это - признак высокого профессионализма. На выставке не бывает мелочей, надо следовать старой поговорке: «Победители - это те, кто не ленится делать то, что не любят делать проигравшие».

Библиотека, которая хочет успешно провести выставку должна помнить о том, что нельзя смешиваться с толпой. На выставках, как правило, собираются сотни и даже тысячи экспонентов, поэтому следует использовать любую возможность, чтобы отличаться от них, в т.ч. одеждой персонала (одежда должна быть разнообразной, разноцветной, модной и привлекать внимание). Для этого есть две причины - выделиться на общем фоне и быть замеченным, во-вторых, создать и культивировать долговременную узнаваемость, корпоративный стиль библиотеки.

Персонал экспозиции библиотеки должен выглядеть на выставке безупречно. Стендисты (если это - мужчины) должны быть подстрижены, побриты, наглажены, обувь - до блеска начищена, галстук - в тон рубашки и костюма. Однако самое главное на выставке все-таки - предлагаемые библиотекой продукты и услуги, важно, чтобы посетитель целиком сосредоточился на них и не обращал внимания на одежду посетителей. Покупатели могут быть одеты в джинсы, спортивные майки, мини-юбки и т. д., но их нельзя встречать по одежке.

Нужно обязательно беречь рекламную литературу. Рекламные материалы на выставках не раздаются налево и направо. Иногда они прямиком попадает к конкурентам, а иногда розданная на выставках литература даже не выносится за пределы павильонов. Есть несколько возможностей того, что делает клиент с печатной рекламой:

1) отправляет в пластиковый пакет, где уже лежат издания других организаций;

2) выкидывает в мусорную корзину, что в основном и бывает (можно ежедневно пополнять запасы рекламной литературы, выгребая их из корзин по вечерам);

3) переносит к себе в номер гостиницы, где просматривается все, что собрано за день, отсортировывается необходимое (но вряд ли клиент внимательно вчитывается), укладывается в чемодан и отвозится в офис, как бы того хотелось экспоненту.

Из трех возможностей меньше всего шансов на реализацию у последней, вследствие этого сотрудник выставочного стенда библиотеки, познакомившись с потенциальным клиентом, должен пообещать ему выслать рекламную литературу в офис по окончании выставки. Последний будет рад, поскольку такой подход решит его многие проблемы. Сотрудник библиотеки будет выглядеть более профессионально и сэкономит определенную сумму денег.

Приведем еще несколько полезных советов, которые помогут библиотекам провести успешные выставки.

 

Не читайте!

При первой встрече у экспонента есть не более одной-двух минут, чтобы произвести хорошее впечатление на посетителя, но этого не произойдет, если он будет, сидя читать газету или иллюстрированный журнал.

 

Не курите!

Курить не только невежливо, но и неприлично, что не исключает пепельницы для посетителей стенда. Если экспоненту действительно очень хочется покурить, то для этого нужно найти специальное время и место.

 

Не ешьте и не пейте на экспозиции!

Потенциальные заказчики не станут беспокоить стендиста, если он принимает пищу или пьет воду, они для этого слишком деликатны. Ко всему прочему, найдется много других стендов, где персонал себе такого не позволяет. Никто не захочет разговаривать с человеком что-то жующим. В шуме и гаме выставки говорить нужно внятно и достаточно громко, что невозможно, поскольку рот экспонента будет занят.

 

Не игнорируйте потенциальных клиентов!

Самое страшное на выставке - это игнорировать посетителя. Даже если стендист занят, то все равно должен попытаться оказать внимание новому посетителю, если в этот момент общение идет с сотрудником библиотеки, разговор с последним прерывается без раздумий.

 

Не болтайте по телефону!

Каждая минута разговора по телефону - это потеря одной минуты дорогого выставочного общения с потенциальным клиентом, и это просто невежливо по отношению к посетителям.

 

Не будьте похожи на вахтера!

Экспоненту лучше встать в сторону от витрин, не загораживая проход на стенд и отсюда наблюдать за посетителями.

 

Не «кучкуйтесь»!

Группы стендистов по три-четыре человека, обсуждающие свои производственные проблемы, в глазах посетителя выглядят как некая мафия. Он, конечно, постарается отойти подальше от стенда.

 

Обращайтесь к своему посетителю по имени

При первом знакомстве экспонент должен спросить, как зовут посетителя и во время разговора обращаться к нему исключительно по имени, что большинству посетителей доставляет немалое удовольствие и является лучшим путем к взаимопониманию сторон.

 

Будьте в движении

Известно, что «движение - это жизнь». Переходя из одного конца выставочного стенда в другой, экспонент улучшает кровообращение и избегает других проблем со здоровьем, ему не помешает иногда выходить на улицу, прогуливаться, дышать свежим воздухом.

Когда экспозиция библиотеки большая, передвижение по ней просто обязательно. В противном случае стендист рискует не заметит посетителя.

 

Будьте наготове

Если невозможно организовать несколько смен выставочного персонала, то ему приходится напряженно работать целый день. В таких случаях необходима постоянная готовность стендистов.

На выставку нужно приходить за 15 минут до открытия, проверять чистоту и порядок на стенде и внутренне готовиться к тяжелому рабочему дню.  

 

Правильно носите свой значок   

Бэдж участника выставки лучше носить на правой стороне пиджака или блузы и желательно повыше, для рукопожатия протягивают правую руку, следовательно, в этот момент правое плечо ближе к собеседнику и ему легко прочесть фамилию и имя.

 

Хорошенько выспитесь

По вечерам, после закрытия выставки, хотелось бы предаться безобидным развлечениям, но не следует забывать, выставка - это очень трудная работа. Чтобы выдержать такую нагрузку следует вести максимально здоровый образ жизни, иначе можно потерять клиента только потому, что экспонент будет плохо себя чувствовать.

 

Воздержитесь от употребления алкоголя во время проведения выставки

Алкоголь затормаживает физические и ментальные процессы, появляется подавленность и вялость, самое неприятное - можно выдать клиенту неправильную информацию. Выставка - это тяжелый труд, его не нужно осложнять дополнительно.

 

Избегайте непривычных и экзотических блюд

Питаясь в ресторанах, не следует проводить экспериментов. Заказывая экзотическое блюдо, стендист может получить неприятности. Если эту кухню он никогда не пробовал, то во время выставки лучше не начинать, т.к. организм стендистов уже перегружен долгими переездами и тяжелой выставочной рутиной.

Кроме выше изложенных правил проведения выставок есть семь причин, по которым данные мероприятия могут потерпеть фиаско (будучи приверженцами положительного видения, мы вынесли их в приложение ¹ 6. Причины неудач выставочной деятельности).


На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив