4. Монтаж выставочной экспозиции библиотеки - два сценария
Когда подготовка к
мероприятию завершена и неуклонно приближается день открытиявыставки, события могут развиваться по
двум сценариям:кошмары на выставке
и выставка грез [4, с. 76 - 79], не будем
распространять отрицательный опыт, содержащийся в первом сценарии, перейдем к
описанию второго сценария.
Перед
отправлением на выставку ответственный сотрудник библиотеки еще раз
просматривает временной график реализации данного мероприятия, выявляет
возможные расхождения. Особого внимания требует выяснение вопроса о
своевременной доставке экспонатов и рекламной литературы на выставку, т.е.
получение соответствующего подтверждения от представителя
транспортно-экспедиционной фирмы. Всей выставочной команде библиотеке нужно
подумать о том, что могло быть ими упущено, поправить положение дел и лишь
затем, получив памятку отъезжающего на выставку (приложение ¹ 8), отправиться в
путь.
Предположим, на
выставку стендист-одиночка или команда приезжают в полдень. Благодаря большой,
заранее проделанной работе все в полном порядке - заказанное ковровое покрытие
уже настелено, все остальное также на стенде. На месте столы, стулья, сейф,
телефонные линии. До прихода рабочих по установке и подключению оборудования
достаточно времени, представитель библиотеки спокойно отправляется в бюро услуг,
чтобы договориться об уборке и вспомогательном, заказанном у организаторов
выставки, персонале.
За день до
открытия выставки в дирекции нет никаких очередей и можно быстро получить
аккредитацию, в оставшееся время - исследовать место проведения выставки, найти
всевозможные кафе, комнаты отдыха, пункты оказания первой помощи и т.д.
Сотрудник библиотеки с выставочными значками (бэджами) и путеводителями по выставке
возвращается
на стенд.
К 14 часам по
полудню прибывают рабочие и устанавливают экспозицию. С ними через солидную
организацию была заблаговременно достигнута договоренность. На окончательную
расстановку экспозиции уходит полдня, к 17:00 стенд библиотеки готов.
Поместив самые
ценные экспонаты на ночь в сейф, если это необходимо, выставочный персонал
отправляется в гостиницу, где его ждет прекрасный спокойный вечер, т. к.
выставка тщательно подготовлена.
Наступает утро
следующего дня, выставка откроется только в 13:00, экспоненты располагают
достаточным запасом времени, чтобы сделать необходимые телефонные звонки и
встретиться с одним из местных клиентов. На стенде сотрудники библиотеки
появляются в 11:00, расставляют экспонаты и делают последние приготовления.
Чистота и порядок наведены еще вчера, стенд выглядит превосходно.
В 12:45 все и все готовы к продуктивной работе.
Стендисты ждут начала мероприятия. В 13:00 выставка открывается, на стенд
библиотеки заходит много посетителей, которые постепенно превращаются в
потенциальных клиентов. Выставка приносит успех. Все выше описанное - не
сказка, это вполне реально осуществить. К такому сценарию выставочной
деятельности наяву библиотека должна стремиться.
