На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив

Ястребова Е.М. Новейшие тенденции в выставочной деельности библиотек
Содержание:


Введение

1.Классификация выставок

2.Функции выставок в комплексе маркетинга и паблик рилейшенз библиотеки

3.Планирование библиотекой деятельности в преддверии выставки

3.1.Обоснование решения по участию библиотеки в выставочном мероприятии

3.2.Оформление заявки и отказа библиотеки от участия в выставке

3.3.Предвыставочный этап подготовки библиотеки

3.3.1.Выбор экспонатов и выставочной программы

3.3.2.Определение бюджета на проведение выставки

3.3.3.Выставочный стенд – понятие, конфигурации, зоны

3.3.4.Транспортировка экспозиции библиотеки на выставку

3.3.5.Выставочный персонал – требования, навыки, подбор, тренинг, работа с клиентами

3.3.6.Реклама и продвижение выставочного мероприятия

3.3.7.Отношения библиотеки с прессой в контексте организации и проведения выставок

3.3.8.Резюме по предвыставочной подготовке библиотеки

4.Монтаж выставочной экспозиции библиотеки – два сценария.

5.Факторы успеха библиотеки на выставке – основные законы выставок

5.1.Особенности работы библиотеки с клиентами на выставке

6.Послевыставочная деятельность библиотеки – завершение сделок

7.Оценка эффективности участия библиотеки в выставке

Заключение

Список использованной литературы

Приложения


3.3.7. Отношения библиотеки с прессой в контексте
организации и проведения выставок

 

Среди прочих инструментов оповещения и приглашения заинтересованных лиц на выставку заметное место занимают публикации в прессе.

При этом особый подход нужно использовать по отношению масс-медиа в городе проведения выставки. Некоторые организации размещают свои рекламные объявления в местных газетах за день до открытия выставки. Возникает сомнение по поводу действенности этого подхода - посетители преодолевают большие расстояния, чтобы попасть на выставку, им просто некогда знакомиться с подобными публикациями.

Иногда организаторы выставок дают рекламу мероприятия по кабельному телевидению в отелях города проведения выставки. К сожалению, по большей части вещание идет впустую, приезжающие на выставку специалисты в гостиничном номере находятся ограниченный период времени.

В ходе взаимодействия со СМИ в рамках предвыставочной, а также выставочной и послевыставочной рекламной деятельности библиотека может целенаправленно распространять пресс-релизы и проводить пресс-конференции.Отметим некоторые особенности пресс-релиза, которые не должны выпускать из виду готовящиеся к выставке библиотеки.

Пресс-релиз - это письменная форма информирования СМИ о какой-либо деятельности. Пресс-релиз предназначен для перепечатки или озвучивания в эфире, а также для оповещения редакции о происходящем в предположении, что изложенные факты будут использованы для подготовки собственных журналистских материалов.

Цель любого пресс-релиза - эффективное донесение информации о новом продукте или услугах библиотеки. Пресс-релиз должен содержать описание инновационных качеств продукта, новых тенденций в отрасли, возможностях применения продукта, изменений в руководящем составе библиотеки и т.п.

Содержание пресс-релиза должно быть предельно четким, без малопонятной лексики. Иначе текст будет либо не опубликован, либо он будет подвергнут серьезной редакционной правке, что может исказить его истинный смысл. В пресс-релизе с целью концентрации журналистского внимания отражается только одна тема. Работник библиотеки, отвечающий за связи с прессой, должен знать особенности того СМИ, куда направляется пресс-релиз и отразить их в тексте. В связи с этим «универсального» пресс-релиза, рассчитанного на все редакции всех изданий всех регионов и стран, не бывает и быть не может.

Пресс-релиз должен иметь заголовок. В тексте последовательно дают ответы на вопросы: что, кто, где, как и почему. Первые три вопроса являются приоритетными, они раскрывают суть описываемого события или факта, следующие абзацы обосновывают их суть, предоставляют необходимые уточнения. Кроме того, первый абзац пресс-релиза (лид-абзац) является действительно ведущим, он определяет содержание информации в целом, ее эмоциональный настрой. Все абзацы должны логично дополнять друг друга. Если уместно, то к пресс-релизу можно приложить фотографию.

К техническому оформлению пресс-релиза существует ряд требований. По максимуму он должен занимать две машинописные страницы (из них первая - печатается на фирменном бланке библиотеки), поля такого документа - широкие, между строчками большие пробелы для облегченного восприятия текста. Обязательно указывается автор документа и контактный телефон на случай, если в редакции возникнут требующие разъяснения вопросы. Выполнение этих требований обычно повышает заинтересованность журналистов к содержанию изложенной в пресс-релизе информации.

Пресс-релизы библиотека должна отправлять соответствующим периодическим изданиям за три-четыре месяца до открытия выставки. Примерно столько времени необходимо, чтобы подготовить материалы в спецвыпуски. Более конкретную работу с газетами следует начать за две недели до открытия выставки.

Естественно, не каждое издание обратит внимание на пресс-релиз библиотеки. Но если на основе пресс-релиза будет напечатана хотя бы одна публикация, это будет означать, что работа ею была проведена не напрасно.

Критериемрезультативности пресс-релиза может быть общее количество материалов, опубликованных на основании пресс-релиза в бумажной и электронной прессе.

Одной из зарекомендовавших себя форм рекламной и ПР-работы является пресс-конференция - встреча представителей библиотеки с журналистами, в ходе которой последние получают информацию по вопросу, обозначенному в повестке дня. Факты, выносимые на пресс-конференцию, которая состоится до, во время или после выставки, скорее всего будут представлять результаты социально-культурной, коммерческой или выставочной деятельности библиотеки. Они не должны быть обыденными, лишенными новизны и актуальности. Если тема пресс-конференции не имеет общественного звучания, то специально собирать журналистов не стоит, лучше распространить пресс-релиз.

В ходе подготовки к любой пресс-конференции необходима разработка ее сценария. Следует определить ведущего или модератора мероприятия, выступающих (их число не должно превышать трех человек). В преддверии проведения пресс-конференции устроителям со стороны библиотеки уместно спрогнозировать возможные вопросы журналистов с тем, чтобы выступающие могли лучше подготовиться к ответам. Кроме того, важно своевременно решить организационные вопросы, связанные со специальной подготовкой помещения к пресс-конференции.

Пресс-конференция продолжается немногим более часа, т.к. день журналистов расписан заранее и полон других мероприятий. Организаторы должны соизмерять важность данного мероприятия с проблемами города или региона и не информировать пришедших о деталях, не имеющих прямого отношения к заявленной теме, что снижает впечатление от происходящего. Излишняя продолжительность пресс-конференции может негативно повлиять на тональность будущих журналистских материалов о библиотеке, нет смысла злоупотреблять терпением работников СМИ.

В ходе проведения или по окончании пресс-конференции присутствующие могут получить пресс-релизы. В них не нужно повторять то, что было озвучено в ходе самой пресс-конференции, можно приложить статистический материал, уместно привести ключевое высказывание директора библиотеки (для последующего точного перенесения этой цитаты в СМИ) и др.

Иногда раздаются сетования на то, что после пресс-конференции журналисты при перепечатке соответствующих информационных материалов все искажают. Причину этого стоит искать не в низком профессиональном уровне журналистов, но в недостаточном осознании специфики их труда устроителями пресс-конференций.

Для успешного проведения пресс-конференции нужно помнить, что:

1)     импровизация по ходу проведения этого мероприятия просто неуместна и равнозначна тому, как если бы актеры театра на сцене играли пьесу по своему усмотрению, а не в соответствии с авторским текстом;

2)   на вопросы журналистов следует отвести большую часть времени пресс-конференции, журналистам не всегда интересно слушать рассуждения выступающих;

3)   ведущим мероприятия необязательно должен становится генеральный директор библиотеки, эту миссию можно возложить на кого-то из его заместителей, текущие пояснения может давать любой компетентный специалист.

Следует подчеркнуть, пресс-конференция не предполагает каких-либо излишеств и панибратства. Она ставит целью формирование нормальных деловых отношений между библиотекой и журналистами. От этого в конечном итоге зависит количество и качество медиа-сообщений. В журналистах библиотеке нужно обрести самых лучших друзей, людей, которых знают по имени, с которыми есть общие темы для разговора.

Основные правила для успешного взаимодействия библиотеки с журналистами, перефразируя Дейла Карнеги, могут быть такими: разговаривая с ними, даже говоря по телефону, всегда улыбайтесь, будьте внимательны и старайтесь подвинуть собеседника к разговору о нем самом, на тему, которая ему интересна и связана с библиотекой, проявляйте искренний интерес, и если вы это осуществите, то пресса много сделает для библиотеки.

При оценке пресс-конференции во вниманиепрежде всего принимаются количество пришедших журналистов (устанавливается по листу регистрации), атмосфера пресс-конференции (деловая, наличие интереса, заинтересованности, отчужденность и отстраненность, агрессия по отношению к библиотеке или теме мероприятия и др.), общее впечатление руководства библиотеки после конференции (об этом можно напрямую спросить директора или заместителя директора), впечатления журналистов (благодарности или критика в адрес проводивших мероприятие), общее количество «быстрых» публикаций о библиотеке после проведения конференции.

До, во время и после проведения выставки для освещения важных для библиотеки фактов кроме пресс-релиза и пресс-конференций применяются другие инструменты работы с прессой, например: пресс-клуб и интервью представителям бумажных и электронных СМИ.

При измерении успехапресс-клубаучитываются атмосфера и комфортность мероприятий, впечатления руководителей и приглашенных журналистов, количество «быстрых» публикаций и благодарственных слов от журналистов, высказанные ими пожелания о проведении новых подобных мероприятий.

О качестве интервью свидетельствует мнение руководителя (сотрудника), у которого брали интервью, впечатления журналиста и организатора интервью, руководителей библиотеки, факт публикации или показа интервью в СМИ, отклики на интервью читателей или зрителей.

Развивая тему кратко остановимся на значении связей с общественностью и средствами массовой информации на выставке. На выставках всегда находятся представители прессы, интересующиеся новинками, возможно, что кто-нибудь заглянет на стенд библиотеки, чтобы подготовить очередную телепередачу о выставке. У библиотеки всегда наготове должен быть сотрудник, отвечающий за связи с общественностью и прессой, иногда контакты с работниками СМИ специально не обученного библиотечного персонала могут привести к неприятностям (ошибки в общении с представителями прессы приведены в приложении ¹ 5). Сверх того, представители СМИ предпочитают общаться с пресс-секретарями, четко знающими свои полномочия. Правила общения с журналистами во время интервью изложены в приложении ¹ 10.

В случае этичного и предупредительного отношения к журналистам их отношение к библиотеке будет адекватным. К редакционным работникам не следует приспосабливаться особо. Вместе с тем подчеркнем, они имеют право, зафиксированное в Законе РФ о средствах массовой информации, на беспрепятственное получение и использование в профессиональной деятельности запрашиваемой информации (если она не представляет секретов государственной важности).

Информационная политика библиотеки касательно ее участия в выставке может быть пассивной, при этом она только реагирует на запросы журналистов. Однако более эффективной является «работа на опережение» - предоставление фактов и мнений по инициативе самой организации. В обоих случаях необходимо помнить о ценности предоставляемой информации.

Важно помнить, аудиторию волнуют не неодушевленные предметы или суперновые услуги, представленные на выставке, а чувства, помыслы, настроения людей, которые их создали и которые стремятся принести пользу обществу. На первый план при подготовке ПР-службой материала об участии библиотеки в выставке, должны выйти люди с их достоинствами, сомнениями и другими неординарными чертами их характера. Такой подход чрезвычайно труден. Гораздо проще описывать успехи, с которыми библиотека подошла к своему участию в выставке. Но статика мало интересна аудитории. Социальная ценность материалов, появляющихся в СМИ, определяется рядом дополнительных характеристик:  

1. Актуальность описываемого факта - человек не в состоянии держать в памяти все события и явления, именно поэтому в газетах все более читабельными становятся сообщения под рубрикой «вчера, сегодня, завтра».

2. Необычность факта - текст должен привлекать внимание аудитории, участие библиотеки в выставке можно напрямую связать с актуальными потребностями социума, но люди также проявляют большой интерес к происходящему, еслионо выходит за рамки их повседневной реальности.

3. Своевременность представленного в СМИ факта - пришло ли время делать выводы о происходящем именно сейчас или, быть может, лучше подождать с оценками? Этот вопрос неизбежен, если библиотека стремится выглядеть в глазах общественности организацией, заслуживающей доверия.

4. Близость факта к повседневной жизни человека - результаты деятельности библиотеки, представленные на выставке, должны быть хотя бы в какой-то степени сопоставимы с повседневными представлениями и интересами аудитории.

5. Персонификация описываемого факта - текст становится более «живым», если в нем упоминаются профессионалы, уже известные аудитории, таким образом удовлетворяется внутренняя потребность человека соотносить свою жизнь с жизнью популярных людей.

Трудно рассчитывать, что при подготовке информации все изложенные выше требования окажутся востребованными, поскольку возможности одной публикации ограничены. Однако при полном игнорировании требований, обеспечивающих «эмоциональный фон» информации, материал о библиотеке окажется пресным и трудно усвояемым.


На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив