3.3.4. Транспортировка экспозиции
библиотеки на выставку
Для экспонента
транспортировка экспонатов является частью организации подготовки его участия в
ярмарке/выставке и требует серьезной заботы, т.к. невозможно переоценить
важность вовремя и в сохранности доставленных экспонатов, которые можно легко
распаковать и вновь упаковать. Для транспортировки нужно найти качественную и
надежную упаковку экспонатов. Во время доставки, распаковки и
монтажа экспонаты можно повредить, но экспонаты - витрина библиотеки. Первое,
что увидят и запомнят посетители выставки - это экспонаты библиотеки. Если они
(книги, макеты, объемные фигуры и пр.) грязные, битые по краям, плохо освещены,
то именно это произведет первое и естественно негативное впечатление на
постоянных заказчиков и будущих клиентов.
Разумное планирование и осуществление транспортировки
экспозиции предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные
расходы, возникающие из-за спешки.
Транспортировка
экспонатов, материалов для изготовления и оформления стенда и прочих, связанных
с выставкой грузов, представляет собой задачу, которую может выполнить любая
серьезная транспортная компания. В любом случае рекомендуется сотрудничество с
опытной выставочной экспедицией - официальным перевозчиком выставки.
С учетом
принятых решений необходимо составить график перевозки, который должен
предусматривать весь цикл работ от подготовки к отправке и до возвращения
экспонатов в библиотеку. Несоблюдение установленных регламентом условий участия
в выставке, неправильное заполнение документов, недооценка часто запутанной и
длительной процедуры таможенного оформления, исключение из расчета так
называемого «железного времени» страховки (забастовки, кратковременное
прекращение работы и т. д.), часто становятся причиной несвоевременной доставки
грузов или осложнений в их таможенной очистке, вследствие чего риску
подвергаются все организационные усилия.
За доставку и
обратную транспортировку, а также за обеспечение библиотеки-экспонента
разгрузочной техникой ответственны только специальные экспедиторы выставки. С
одной стороны, важны условия страхования, с другой стороны, экспедитор выставки
берет на себя (вместо устроителя) ответственность за доставку и отправку,
уплату пошлины за все экспонаты и, кроме того, - за хранение тары.
Экспедиционные бюро на выставках работают постоянно: и во время монтажа, и во
время самого мероприятия, и во время разбора экспозиций. Заказы на услуги
экспедиции должны быть сделаны своевременно, до начала работы выставки.
Большинство
экспонентов пользуются тремя способами транспортировки: общественными
перевозками, фургонными и авиатранспортом. Каждый из них имеет свои
преимущества и недостатки. Самое большое преимущество перевозок общественным транспортом заключается в
том, что эти перевозки самые дешевые, самый большой недостаток - они не предназначены
специально для транспортировки выставочного оборудования. Здесь также
невозможно точно рассчитать необходимое время для отправки экспонатов на
выставку.
Компании по фургонным перевозкам имеют специальные
отделы по перевозке торгового и выставочного оборудования. Недостаток таких
перевозок один - высокая стоимость, но для дальних перевозок это, пожалуй, -
лучший выбор.
Воздушный транспорт. Если во что бы то
ни стало нужно быть на выставке к определенному сроку, а библиотека не успевает,
то у нее остается одна возможность - зафрахтовать воздушный транспорт.
