На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив

Трояновский С.П. Проблемы взаимодействия издателей, книготорговцев и библиотек в едином информационном поле, 2002 год
Содержание:


Шрайберг Я.Л. Библиотеки, издатели, книгораспространители вместе или порознь? 

Добровольский В.В. Елиников М.П. Книга, книжное дело, библиотека и электронная культура: проблемы соотношения и взаимосвязи

Есенькин Б.С. О стереотипах прошлого в образовании

Ильина Е.П. К вопросу о функциях национальных библиотек

Зайцева Е.М. Классификационные проблемы книжного дела

Кисловская Г.А. Ретроконверсия карточных каталогов: цели организационные и методические принципы 

Линдеман Е.В. К вопросу об организационно-технологической основе создания корпоративных ресурсов библиотечных консорциумов

Панкова А.Н. Проблемы реализации специализированной библиотечной литературы

Саразетдинов Р.Г. Казаченкова Л.А. Библиотеки и книжный бизнес: проекты и эксперименты, находки и потери (на основе опыта Издательской группы «Гранд-Фаир»)

Скорикова И.А. Проблемы комплектования фонда научно-технической библиотеки: опыт ГПНТБ России

Трояновский С.П. Библиотеки как субъекты книжного рынка


УДК 025.343.2

Г.А. Кисловская
заместитель генерального директора
ВГБИЛ им. М. И. Рудомино

Ретроконверсия карточных
каталогов: цели, организационные
и методические принципы

Рассмотрен российский и зарубежный опыт создания и реализации региональных и национальных проектов доступа к электронным ресурсам. Предложены базовые технологические и методические принципы перевода традиционных каталогов в машиночитаемую форму и основные этапы планирования ретроконверсии: от констатации ее необходимости до сочетания с другими проектами.

Наступивший ХХI век называют веком глобального информационного общества. Это понятие прочно вошло в лексикон специалистов многих областей деятельности: политиков, социологов, юристов, экономистов, преподавателей, культурологов. Оно стало неотъемлемой частью профессионального мышления библиотекарей, в работе которых информационные технологии становятся базовыми и в конечном итоге определяют уровень развития конкретной библиотеки и уровень сервиса, предоставляемого пользователям.

Бурное развитие информационных технологий радикально изменило философию библиотечного дела во всем мире. В современных условиях важнейшей задачей библиотек всех типов является обеспечение свободного и неограниченного доступа к международным и национальным информационным ресурсам, поскольку они приобретают значение стратегических, определяющих уровень социально-экономического развития страны.

Качественные изменения в области развития современных информационных технологий и средств передачи данных привели к необходимости поиска новых подходов и решений в области создания, хранения информационных ресурсов, их организации, средств доступа к ним пользователя. Наступил век электронных библиотек. Работы по их созданию ведутся практически во всех развитых в экономическом плане странах. Более того, они приобретают статус национальных программ по аналогии с национальными программами обеспечения сохранности фондов. Согласованность в формировании стратегии и реализации программ обеспечивают достижение прогнозируемых результатов в течение обозримого периода времени.

Классическим примером того, как последовательно и продуманно создается сетевой сервис, какую роль в нем занимает библиотека как социальный институт, обеспечивающий использование новых технологий для роста эффективности труда в частном и в публичном секторах, для повышения уровня и качества жизни может стать Дания. Не в последнюю очередь концепция Датской электронной библиотеки включает в себя организацию доступа к библиографическим массивам посредством проектов ретроконверсии (РК). Среди последних инициатив - приоритетное внимание к предметному поиску, обеспечиваемому путем генерирования предметных рубрик на основе классификационных индексов.

Российский опыт в создании и реализации межведомственной программы «Электронные библиотеки России» оказался менее успешным из-за ведомственных разногласий и реорганизаций. Предполагалось, что в результате реализации этой программы будет разработана среда поддержки электронной библиотеки, созданы электронные ресурсы, содержащие наиболее ценную и общественно значимую информацию, создана организационная и технологическая инфраструктура, обеспечивающая функционирование системы.

Несмотря на то, что перспективы глобальной интеграции социально-значимых электронных ресурсов РФ остаются сегодня скорее мечтой, чем фактом реальной жизни, отдельные, разрозненные сегменты этой программы развивались и развиваются на уровне отдельных проектов, некоторых учреждений или консорциумов регионального или реже национального масштаба. К числу таких инициатив можно отнести межведомственную программу ЛИБНЕТ, целью которой является создание общероссийской информационно-библиотечной компьютерной сети; проекты Российского фонда фундаментальных исследований и Института «Открытое общество » по созданию и предоставлению доступа к электронным версиям научных журналов. Наконец, остается надежда на реализацию новой федеральной целевой программы «Электронная Россия».

Электронные ресурсы библиотек складываются из электронных каталогов и полнотекстовых баз данных, собственных или приобретаемых. Электронный каталог, отражающий все многообразие информационных ресурсов библиотеки, является одним из ее главных богатств.

Совсем не случайно глобальная информатизация библиотек началась с создания электронных каталогов на текущие поступления, а ретроконверсия карточных каталогов в машиночитаемые массивы и поныне является одной из самых приоритетных задач всех библиотек мира: от небольших публичных библиотек до крупнейших национальных, поскольку определяющая черта цифровой библиотеки - наличие инструментов, связывающих ресурсы многих библиотек. Электронный каталог (ЭК) относится к числу таких инструментов; именно он позволяет локализовать требуемое пользователю издание на традиционном носителе или на электронном и получить его либо непосредственно в библиотеке, пользователем которой он является, либо по каналам службы доставки документов.

Это понимание отражено в концепции создания электронных библиотек Скандинавских стран, Великобритании, Германии, Франции, стран Восточной Европы. Совсем не случайно такая мощная структура как OCLC по-прежнему в качестве одного из самых продвинутых сервисов предлагает ретроконверсию.

В 1990 г. в специальном выпуске «IFLA Journal», полностью посвященном проблемам ретроконверсии, Анриет Аврам констатировала: «Полная конверсия наших карточных каталогов в машиночитаемые стала не столько желаемой, сколько необходимой».

В 1978 г. решением Конгресса было открыто финансирование (в виде грантов библиотекам) на проекты, целью которых было развитие исследовательской деятельности. Эти гранты охватывали 3 сферы деятельности: библиографический контроль и доступ, сохранность, комплектование. Важно отметить, что средства на библиографический контроль, составляли 73% от всех выделяемых средств.

Необходимость ретроконверсии карточных каталогов отмечается даже в решениях таких авторитетных политических организаций, как Совет Европы, который еще в 1989 г. принял рекомендации по ретроконверсии: Recommendations on Retrospective Сonversion of Library Catalogues to Machine Readable (R(89)11).

В Великобритании в 1990-е гг. были проведены исследования, выявившие масштабы проблемы ретроконверсии и необходимость формирования национальной стратегии в этой области. Эти исследования отмечают, что ретроконверсия существенно повышает доступность фондов (есть сведения о том, что обращаемость отдельных изданий возрастает до 6), тем самым оправдывая огромные расходы на их формирование, и создает реальные предпосылки для скоординированной политики как в области текущего, так и ретроспективного комплектования на национальном и региональном уровнях. Создание распределенного национального фонда, отраженного в электронных каталогах, формирует условия для скоординированных усилий в обеспечении его сохранности. Так, например, разрабатываемая в настоящее время в России модель репозитарного хранения не будет работать, если не создан механизм библиографического контроля за наличием и движением фондов малоспрашиваемых изданий.

Таким образом, на местном и национальном уровнях обоснованием проведения работ по ретроконверсии служат следующие доводы:

  • предоставление существенно более оперативного доступа к фонду;

  • интеграция библиографических описаний на документы за старые годы с записями на текущие издания, улучшение библиотечного сервиса и упрощение администрирования библиотекой, экономия средств;

  • гораздо более эффективное в долгосрочном плане использование средств, вложенных в формирование фонда;

  • более эффективная работа МБА, основанная на предоставлении полной информации о наличии издания на местном уровне (без полного электронного каталога система МБА перегружена запросами, которые можно удовлетворить на местном уровне).

Российские библиотеки стали вплотную заниматься ретроконверсией тогда, когда Интернет начал активно завоевывать свои позиции в области библиотечно-информационного обслуживания. Однако с получением каналов доступа в ИНТЕРНЕТ библиотеки столкнулись с проблемой отсутствия полноценных библиотечных информационных ресурсов. Не имея опыта и средств для реализации полноценного онлайнового поиска и заказа литературы как в традиционном виде, так и электронном, библиотеки создавали сайты, которые едва ли можно было отнести к разряду ресурсов, облегчающих доступ к необходимой пользователю информации. Как совершенно справедливо указывал Б.И. Маршак в одном из своих докладов на Международной Крымской конференции: «Надо стесняться того, что у вас есть Интернет, но нет ни одной записи в ЭК. Это означает, что вы не стремитесь к автоматизации, а только показываете, что ею занимаетесь».

Сегодня ситуация кардинально изменилась, хотя стремление большинства библиотек предоставить каталоги своих фондов в Интернет наряду с предоставлением доступа к полнотекстовым электронным ресурсам сдерживается по ряду объективных причин, в первую очередь финансовых.

Цифры, приведенные в книге Е.И. Кузьмина «Библиотеки России на пороге XX века: цифры и факты», свидетельствуют о серьезном отставании российских библиотек от наиболее продвинутых библиотечных держав. Объемы электронных каталогов российских библиотек очень далеки от объемов реальных фондов. О последствиях такого расхождения уже было сказано. Ниже приведена таблица, иллюстрирующая этот тезис.

Название
библиотеки
Объем фонда Объем
электронного каталога
Воронежская ОУНБ 3 095 824 74 630
Ивановская ОУНБ 2 731 073 143 300
Саратовская ОУНБ 2 834 731 85 000
Сахалинская ОУНБ 649 191 105 279
Свердловская ОУНБ 2 102 205 41 571
Национальная б-ка
Республики Саха
1 379 611 187 097

Уместно вспомнить еще одно следствие отсутствия полных электронных каталогов: библиотечную нерасторопность в предоставлении оперативной информации тем, кто в состоянии за нее заплатить. Задержка в получении нужной информации клиентами из наиболее платежных сфер деятельности предпринимателями, юристами, муниципалитетами и т. п. оборачивается для них финансовыми потерями, а для библиотекарей - потерей своего авторитета и исконного статуса организации, предоставляющей информацию. И как следствие - вытеснением библиотек из определенных сегментов информационного рынка информационно-посредническими фирмами - подвижными, мобильными, агрессивными в получении выгоды.

Многие специалисты увязывают необходимость проведения РК с неизбежной утратой каталожных карточек из каталогов библиотек, что приводит к исключению издания из оборота, что особенно характерно для крупных библиотек. Таким образом, становится очевидной необходимость разработки национальных или, по крайней мере, региональных подходов в решении проблемы ретроконверсии, которые позволили бы в максимально сжатые сроки и с минимальными средствами создать реальные предпосылки для взаимоиспользования ресурсов.

Впервые эта задача была поставлена программой «ЛИБНЕТ» в 1997 г., как подзадача внутри направления «Комплексная автоматизация библиотек. Развитие действующих и создание новых электронных каталогов библиотек, включая сводные». В разделе 1.5., посвященном ретроспективной конверсии традиционных карточных каталогов в электронную форму, сказано: «Программа ретроконверсии каталогов ведущих библиотек страны учитывает национальные приоритеты (в первую очередь проведение ретроконверсии каталогов отечественных изданий), степень готовности различных частей системы каталогов в ведущих библиографирующих учреждениях страны к преобразованию, наличие печатных сводных каталогов. Координация работ между ведущими библиотеками страны позволит избежать дублирования и обеспечит научную точность библиографических записей, их максимальную библиографическую насыщенность, соотнесенность с национальными авторитетными/нормативными файлами. Создание государственного справочно-поискового аппарата по фондам российских библиотек рационально начать с перевода на машиночитаемые носители карточных и печатных каталогов ведущих библиотек. Этот массив данных составит основу для формирования электронных ретроспективных каталогов других библиотек, что сделало бы доступной информацию об имеющихся в фондах российских библиотек документах.

Реализация проектов ретроспективной конверсии карточных каталогов в электронную форму требует создания специальной автоматизированной технологии и значительных финансовых вложений. В зависимости от финансовых возможностей библиотек конверсия каталогов может осуществляться либо собственными силами, либо специализированными компаниями».

Все вышесказанное позволяет отнести тему РК карточных каталогов к одной из наиболее актульных тем в практической деятельности зарубежных и российских библиотек.

Изучение документов, посвященных РК, позволяет сделать вывод о том, что степень информированности отечественных специалистов о различных технологиях перевода каталогов в машиночитаемую форму еще не достаточна для того, чтобы избежать многих ошибок при организации процесса РК. Кроме того, личный опыт говорит о стремлении российских специалистов создать собственные модели работы без учета рекомендаций, выработанных учреждениями, уже пришедших к определенным результатам при проведении РК. Совершенно очевидно, что конкретная ситуация в отдельно взятой библиотеке всегда будет вносить коррективы в устоявшиеся формы работы, однако есть некоторые базовые принципы, следование которым уместно в любом проекте.

В России особенно активно тема РК обсуждалась в докладах, представленных на Международной Крымской конференции в рамках работы секции по автоматизации. Хронология событий, освещающих тему исследования, не слишком богата. Так, в ноябре 2000 г. во ВГБИЛ прошел первый специальный семинар, посвященный вопросам РК. В апреле 2001 г. в Санкт-Петербурге на базе Научной библиотеки Эрмитажа при поддержке Института им. Гете проведен семинар «Ретроконверсия в музейных библиотеках Санкт-Петербурга». В мае 2002 г. в Ярославле в рамках заседания секции по автоматизации, каталогизации и форматам Российской библиотечной ассоциации прошел специализированный семинар по РК.

Среди отечественных работ, посвященных РК, следует отметить работы С.Б. Балакерской, Л.Я. Беляевой, В.В. Васильчикова, М.И. Вершинина, Ф.С. Воройского, О.А. Лавреновой, И.И. Ильиной, Н.Н. Каспаровой, в которых рассматриваются организационные принципы и технология переработки карточных каталогов в машиночитаемую форму в российских библиотеках, анализируются различные варианты проведения подобных работ.

Зарубежный опыт в отечественных публикациях представлен бедно. Редким исключением является доклад З. Демич на Международной конференции «Крым 2000», описавшей поэтапную ретроконверсию каталогов Национальной библиотеки Словении с особенно подробной характеристикой перевода в машиночитаемую форму рукописных карточек.

Об опыте зарубежных библиотек - от крупнейших национальных до публичных - российское библиотечное сообщество знает мало. Самым убедительным примером, в частности, может служить деятельность OCLC. О ней в России наслышаны лишь в общих чертах. О практике заключения договоров на услуги по ретроконверсии с OCLC в области РК знают единицы. Практически никто в России не знаком с другими зарубежными компаниями, представляющими аналогичные услуги, например, Jouve, Saztec, MarcLink, Zastech, Marcive и др.

Отечественная профессиональная литература не дает детального описания устоявшихся технологий, которых при ближайшем рассмотрении не так уж много, что в свою очередь, могло бы помочь российским библиотекарям избежать некоторых типичных ошибок, сократить время на подготовку спецификаций как для работы со специализированными фирмами, так и с собственным персоналом. Здесь следует отметить: опыт последних лет убедительно демонстрирует, что работа по контракту со специализированной фирмой позволяет библиотекам, не имеющим финансовых и кадровых ресурсов, максимально эффективно провести РК своих карточных каталогов.

На Международной Конференции «Крым 2001» представлен проект Российского сводного каталога, который теоретически мог бы стать общенациональной платформой для РК каталогов российских библиотек разного уровня. Однако в практическом плане проект еще не реализован, и переход из фазы опытной эксплуатации в полнокровную промышленную произойдет, к сожалению, не завтра. Между тем, промедление в деле ретроспективного наполнения электронных каталогов нежелательно по вышеназванным причинам.

Разработка единого методического комплекса решений чрезвычайно сложна в силу особенностей фондов, каталогов, кадрового состава, финансирования отдельных библиотек. Несмотря на то, что решения, найденные зарубежными библиотеками, не всегда и не полностью могут быть использованы для РК отечественных каталогов в связи с финансовыми трудностями, некоторые методические принципы, безусловно, можно и должно применять и в России.

Отечественный опыт показывает, что те библиотеки, которые уже приступили к длительному и трудоемкому процессу РК, в подавляющем большинстве используют наименее эффективную и наиболее трудоемкую методику непосредственного ввода текста библиографического описания в соответствующую базу данных. Информация вводится или с бумажных каталожных карточек или реже с графического изображения каталожной карточки, полученной в результате предварительного сканирования каталога, подвергающегося РК.

Такой подход к решению проблемы требует огромных затрат. Низкая производительность ручного ввода информации доказана и зарубежным, и отечественным опытом РК. Например, опытным путем подсчитано, что РК каталога, насчитывающего 100 тыс. каталожных карточек займет более двух лет (616 раб. дней), если в процессе РК полностью (т.е. 100% рабочего времени) заняты 2 специалиста-каталогизатора с производительностью труда 10 записей в час. Кроме того, следует учесть, что при наборе информации оператор неизбежно делает 1-3 ошибки на 1 документ через 1,5-2 часа работы, поэтому достоверность полученного электронного каталога не будет стопроцентной.

Очевидно, что требуется максимально эффективно организовать процесс РК, чтобы сократить время и стоимость работы при сохранении определенного уровня качества.

Требования, предъявляемые к уровню полноты и качеству библиографической записи (БЗ), полученной в процессе РК, зависят от объемов фонда, типа библиотеки, а также объемов и цикличности финансирования проектов перевода карточных каталогов в машиночитаемые.

К сожалению, к настоящему времени в отечественной практике не сложились общепринятые стандарты создания БЗ в процессе ретроконверсии, да и обсуждения этого принципиального вопроса в общероссийском масштабе тоже пока не было, как не было и обсуждения вопроса о поддержке авторитетных файлов в процессе ретроконверсии. Между тем, опыт США и Великобритании, известный лишь отдельным исследователям и практикам библиотечного дела, был бы крайне полезен.

Наметившаяся тенденция создания корпоративных сетей библиотек, качественное улучшение внутренней телекоммуникационной инфраструктуры российских библиотек, развитие средств удаленного доступа позволяет сделать вывод о возможности использования технологий РК, с успехом применяющихся в зарубежных странах, при некоторой адаптации к российским условиям. Но следует помнить, что технологии, разрабатываемые библиотеками на основе использования различных методик РК, при некоторой вариативности должны базироваться на общих организационных и методических принципах.

Эффективная, полная, качественная и не растянутая на десятилетия РК всех карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд российских библиотек, может состояться лишь при условии четкого планирования как на общенациональном уровне, так и институциональном. Необходимость формулирования национальной программы по ретроконверсии карточных каталогов стала совершенно очевидной с конца 1990-х гг., когда процесс конверсии захватил практически все крупные научные библиотеки. Однако разрозненные проекты пока не приобрели характера связанных единой концепцией работ.

Между тем, успех Национальной программы по обеспечению сохранности библиотечных фондов даже при ограниченном финансировании - яркое подтверждение того, как последовательно и системно могут решаться проблемы, отягощающие практику работы отечественных библиотек в течение многих лет.

При разработке общероссийской программы ретроконверсии печатных каталогов следует начать со следующего:

1.     Создание организации или группы, ответственной за распределение средств на цели РК и мониторинг проектов РК отдельных учреждений. Эта организация или группа должна иметь следующие полномочия:

  • сбор заявок и создание организационной модели распределения средств для целей РК в условиях нехватки государственных бюджетных средств;

  • принятие решений, обеспечивающих получение самых лучших результатов в кратчайшие сроки, а также обеспечение доступности записей хорошего качества всеми библиотеками, участвующими в программе;

  • обеспечение стабильного выделения средств библиотекам-участницам в течение долгого времени для оплаты труда персонала, проведение периодических проверок эффективности использования выделенных средств;

  • обеспечение соблюдения договоренностей о доступе к созданным библиографическим записям и их взаимном использовании в соответствии с концепцией национальной программы;

  • генерирование отчетов для структур, выделяющих средства, о порядке их распределения и использования в соответствии с целями программы.

2.     Обеспечение выделения средств на конкурсной основе на проекты, которые соответствуют целям и задачам национальной программы.

3.     Требование от заявителей соблюдения жестких правил составления заявок, в которых должны быть отражены характер и масштаб заявленных проектов, методы РК, календарные планы, приоритеты и местные особенности, отличающие один проект от другого, гарантии обеспечения доступа к созданным записям со стороны других участников программы, софинансирование из местных источников.

Принципиально важно прийти к согласию относительно полноты записей, создаваемых в рамках проектов РК. Требует обсуждения минимальный и максимальный уровень описания.

Например, минимальный уровень каталогизации во время РК может применяться:

  • к диссертациям, памфлетам, каталогам выставок, аналитическим описаниям, аудио-визуальным материалам, техническим отчетам, местным изданиям, не представляющим интереса за пределами издающей организации;

  • документам на иностранных языках, если в библиотеке нет специалиста со знанием этих языков;

  • старым библиографическим описаниям, которые не содержат полного описания. В то же время, если на старых карточках имеются сведения для создания БЗ с полным уровнем описания, следует создавать полную БЗ;

  • документам, проходящих РК в условиях очень ограниченного финансирования.

Наличие сформулированной национальной программы, безусловно, положительно повлияет на реализацию проектов на институциональном уровне. Вместе с тем, каждое учреждение, поставившее своей целью перевести свои карточные каталоги в машиночитаемые при наличии или отсутствии национальной программы, должно следовать некоторым основополагающим методическим принципам, суть которых сводится к следующему:

  1. Достижение целей РК требует четкого понимания всех ее аспектов.

  2. Решения, которые принимаются на каком-то одном этапе проекта неизбежно влияют на все другие. Именно поэтому планирование проекта так важно для эффективной работы на всем его протяжении. Принципиально важно при составлении плана ответить на четыре главных вопроса: почему, что, когда, кто.

Детальные ответы на эти вопросы помогут не ошибиться с выбором соответствующей методики РК, точнее определить ее стоимость, грамотно организовать технологию обработки карточных каталогов, соблюдать сроки реализации проекта. В целом успех проекта и его плавное течение коррелируется с качеством и масштабом предварительного планирования.

Ниже перечислены наиболее важные этапы планирования РК, которые необходимо пройти до ретроконверсии:

1. Констатация степени необходимости РК для конкретной библиотеки.

РК имеет репутацию одного из самых долговременных и дорогостоящих мероприятий в области библиотечной автоматизации. Перспектива бесконечной дополнительной работы пугает многих руководителей библиотек и без того с трудом справляющихся со скудными ресурсами, выделяемыми на текущую деятельность. Тем не менее, каждая библиотека рано или поздно придет к необходимости начать РК. Чтобы не отставать от быстрого развития сферы автоматизированных библиотечных услуг, справляться с диверсификацией и ростом запросов пользователей, библиотеке придется заняться РК. Таким образом, вопрос состоит не в том, должна ли библиотека проводить РК, а в том, как она ее будет проводить.

2. Определение целей проекта.

Прежде чем начать работу по РК необходимо четко сформулировать цели проекта, увязать их с местным контекстом, что позволит наметить общую стратегию проекта и получить поддержку органов, финансирующих библиотеку.

В основном, РК проводится в целях улучшения доступа к документам и совершенствования управления ресурсами. Библиотеки, использующие карточные каталоги для организации доступа к старым фондам, заставляют своих пользователей искать необходимую информацию в двух каталогах: карточном и электронном (на новые поступления). По мере того, как пользователи осваивают библиотечную систему, а база данных растет, документы за старые годы оказываются законсервированными. Библиотеки, которые предоставляют пользователям усеченные записи, часто сталкиваются с тем, что поиск затруднен, а его результаты далеки от желаемого. Таким образом, именно пользователи расплачиваются своим временем в определении местонахождения нужного материала в случаях, когда библиотека не занимается ретроконверсией.

3. Определение объекта конверсии.

При выборе объекта РК - каталога (топографического, читательского, служебного алфавитного или систематического, не МАРК -ориентированной БД данных), - необходимо исходить из того, какой объект является наиболее полным и точным.

Главный источник конверсии - собственно документы или их образы, такие, как топографический или общедоступный каталоги. Следует помнить, что даже если документы не являются основным источником ретроконверсии, к некоторым из них все равно придется обращаться, когда потребуется истолковать неясные случаи. Если будут использоваться каталоги, важно обдумать, как и когда будет происходить штрихкодирование.

 

Приведенные ниже таблицы обобщают преимущества и недостатки работы с основными объектами РК.

Книги

Преимущества Недостатки

самый точный источник конверсии;

сокращается количество несовпадений между документом и записью;

решается проблема штрихкодирования в процессе РК;

более высокий уровень удовлетворенности результатами РК со стороны сотрудников.

документы изымаются из процесса книговыдачи;

очень высокие требования к размеру помещения, в котором происходит обработка;

обычно требуется увеличить количество тележек, с помощью которых документы транспортируются в помещение, выделенное для РК;

требуется обращение к топографическому каталогу для идентификации всех экземпляров/томов документа и проставления штампов на карточках, идентифицирующих документы, прошедших РК;

при работе с наиболее спрашиваемыми документами придется обращаться к разным частями топографического каталога (и, соответственно, на разных участках книгохранения), если не принято решение об изъятии требований, их сортировке в порядке нарастания шифров и хранении в течение определенного периода времени.

 

Каталоги

Стоимость РК при использовании этого источника будет существенно зависеть от качества БО, составляющих каталог.

Общедоступный каталог

обладает большей информативностью по сравнению с топографическим каталогом;

содержит меньше сокращений, чем топографический;

может быть очень детализированным

изъятие каталога создает проблемы для пользователя (ящики можно возвращать тогда, когда полностью закончен цикл обработки);

содержит разнородные карточки (основные, добавочные, ссылочные, с аналитической росписью и т.д.; это означает, что дополнительный персонал должен быть обучен правилам идентификации этих карточек в целях их изъятия либо в период, предшествующий конверсии, следует провести предварительную работу с каталогом);

конверсия будет проводиться в алфавитном порядке, поэтому любые выяснения, связанные с обращением к документу, неизбежно повлекут за собой вовлечение большого числа сотрудников в разных отделах, что увеличивает сроки реализации проекта, особенно в том случае, когда параллельно ведется штрихкодирование;

если ручной ввод записей, отсутствующих во внешних источниках откладывается, необходимо проставлять заметные маркеры на карточках общедоступного каталога

 

4. Оценка фонда.

Следует четко знать следующие количественные параметры фонда и, соответственно, каталогов:

  • объем фонда (объем каталога);
  • процент изданий на иностранных языках;
  • процент изданий на языках с нероманским алфавитом;
  • возрастной профиль фонда:
  • процент изданий, вышедших после 1968 г.;
  • процент изданий, вышедших после 1950 г.;
  • процент изданий, вышедших между1900-1950 гг.;
  • процент изданий, вышедших межу 1850-1900 гг.;
  • процент изданий, вышедших до 1850 г.;
  • объем фонда препринтов, брошюр;
  • процент аллигатов;
  • объем фондов разных видов изданий, а также фондов на нетрадиционных носителях: книг, периодических изданий, аудиовизуальных материалов и т.д.;

  • качество топографического и карточного каталогов.

5. Выявление наиболее часто спрашиваемых коллекций.

Необходимо определиться с приоритетами в РК, чтобы они соответствовали поэтапному выделению средств. В начале следует провести РК каталогов, отражающих наиболее важные фонды, оставив прочие коллекции для другого бюджетного цикла.

Даже при наличии средств на ретроконверсию всех фондов, библиотекарь должен прояснить для себя стратегию и определить:

  • предполагает ли проект последовательную работу по схеме книга - полка - топ. каталог - каталог;

  • начнется ли ретроконверсия с отдельных наиболее востребованных дисциплин внутри используемой в библиотеке классификационной системы;

  • будут ли конвертироваться документы, возвращаемые с книговыдачи;

  • будут ли включены в проект специальные коллекции (подсобные фонды читальных залов, коллекции, находящиеся за пределами основного здания);

  • начнется ли проект конверсии с книг, а затем распространится на другие виды документов или документы на других носителях.


6. РК материалов особого формата.

РК других видов документов, отличных от монографий, представляет особую сложность. Поскольку для оригинальной каталогизации этих документов нанимаются специалисты, БО, отражающие эти документы могут быть лучшего качества и более полными.

РК этих материалов, как правило, более детальная и дорогая по сравнению со стандартной ретроконверсией, поскольку критерии соответствия с БЗ внешних БД более строгие.

К числу особых документов относятся:

  • сериальные издания;
  • аудиовизуальные издания;
  • ноты;
  • звукозаписи;
  • карты;
  • компьютерные файлы;
  • архивные документы и рукописи.

Если проект включает и эти виды документов, и библиотека прибегает к услугам сторонней фирмы, нужно гарантировать выбор такой фирмы, которая имеет опыт конверсии подобных материалов.

В рамках проекта должна быть выделена особая группа, занятая подготовкой рекомендаций и спецификаций по РК каталога периодических изданий.

7. Проведение сверки и упорядочивания фонда.

Следует определить качественный состав фонда, чтобы оправдать РК каждой карточки. Каждая БЗ занимает место, и ее последующее администрирование стоит денег. Те документы, которых уже нет в фонде или те, которые будут выведены из фонда, не должны проходить ретроконверсию. Поэтому предварительно нужно провести чистку фонда, чтобы избежать конверсии ненужных изданий и последующего изъятия этих записей из ЭК. Следует установить систему кодирования для действующих, отсутствующих или списываемых экземпляров на подготовительном этапе. Не рекомендуется использовать несущественную информацию, такую как инициалы персонала, не следует полагаться на схемы, закодированные цветом, поскольку их трудно будет расшифровать в случае ухода сотрудника, отвечающего за подготовительный этап.

8. Выбор методики РК.

Существует несколько методик РК: ручной ввод КК, сканирование и создание на его основе полных или усеченных MARC-записей, сканирование и автоматическое распознавание с последующим разнесением данных по полям MARC-записи, заимствование из внешних БД. Все эти методы могут быть использованы полностью или частично собственным персоналом библиотеки или фирмой, нанятой для проведения ретроконверсии. Предпочтительно заимствование из внешних баз данных, хотя возможно получение записей и другим путем.

Выборочное количество БО (карточек) нужно пропустить через несколько вариантов обработки для получения результатов.

9. Выбор формата записей.

Чтобы первый проект ретроконверсии стал последним, важно, чтобы информация из карточного каталога (алфавитного, систематического или топографического) заносилась в БД в стандартном MARC-ориентированном формате. При переходе на другую библиотечную систему стандартный формат обеспечит безболезненное конвертирование записей из одной БД в другую. Использование МАРК-ориентированного формата будет способствовать созданию кооперативных проектов с другими библиотеками.

10. Оценка условий проведения ретроконверсии.

Немаловажное значение имеет объективная и реалистическая оценка помещений, необходимых для РК. Рекомендуется ответить на следующие вопросы:

  • имеются ли свободные площади для обработки данных в библиотеке;

  • какое количество дополнительных сотрудников может разместить библиотека (надо помнить о необходимости места для компьютеров, тележек, книг, если конверсия предполагает наличие книги);

  • будет ли дополнительный персонал работать в библиотеке (если да, следует увеличить время проекта на случай приостановок процесса по вине читателей, которые будут воспринимать дополнительных сотрудников как постоянных);

  • будут ли дополнительные сотрудники общаться с постоянным персоналом (общение будет влиять на постоянный штат);

  • сможет ли персонал работать в библиотеке в часы, когда она закрыта (до или после установленных часов работы, в праздничные дни, периоды, когда библиотека закрыта по какой-то причине).

11. Анализ внешней БД, служащей источником заимствования БЗ при РК.

Следует проанализировать, достаточно ли информации для установления совпадения с записью во внешней БД, служащей источником заимствования. Обязательно также определение качества необходимого соответствия. Соответствие на общем уровне может быть достигнуто при сравнении краткой библиографической информации, такой, как заглавие и дата выхода издания. При стремлении к более детальному совпадению, которое точнее отражает документ, потребуются более детализированные спецификации. Цифровая информация, такая, как, ISBD и ISSN помогут провести более точное сравнение файла из внешней БД и информацией на КК, поскольку она обычно уникальна. Как правило, соответствующая запись из внешней БД тем точнее отражает материал из фонда библиотеки, чем больше информации предоставлено для сравнения.

12. Определение наполнения полей, фиксирующих информацию об экземпляре.

Необходимо составить представление о специфической местной информации, которую следует добавить в БЗ во время РК. Способ фиксации информации о конкретном экземпляре, включенном в РК, должен быть аналогичен практике работы по обработке текущих поступлений.

13. Поддержание авторитетного контроля.

Нормативные заголовки описания, включая унифицированные заглавия, предметные рубрики, описания на индивидуального и коллективного автора, конференции предоставляют уникальную возможность унифицировать БЗ. Авторитетный контроль улучшает качество доступа к БЗ, обеспечивая последовательность и уменьшая двусмысленность интерпретации данных и элементов БО.

Ошибки в написании, непоследовательность в использовании прописных и строчных букв, пунктуации, использовании пробелов в КК можно устранить в процессе сравнения с БЗ внешней БД путем включения в обработку механизмов авторитетного контроля.

Авторитетный контроль может быть пассивным (когда внешняя БД, с которой проводится сравнение карточных БО, уже поддерживает авторитетный контроль) или активным (когда библиотека просит, чтобы заголовки конвертированных записей совпадали с формами соответствующих авторитетных файлов). Авторитетный контроль может проводиться во время проекта РК или в рамках отдельного проекта по авторитетному контролю.

Некоторые библиотечные системы имеют встроенные механизмы поддержания авторитетного контроля, что очень облегчает поддержание процесса унификации заголовков описания после окончания РК.

14. Решение некоторых альтернатив, возникающих при РК.

Есть несколько задач, которые рекомендуется решить на подготовительном этапе:

  • обработать многотомники, описания на которые созданы до внедрения автоматизированной обработки;

  • обработать экземпляры документов, отраженных в электронном каталоге текущих поступлений;

  • дополнить карточку в топографическом каталоге сведениями об ISBN и данными о времени публикации для облегчения создания поисковых полей;

  • если источником конверсии будут собственно документы, можно сочетать ретроконверсию со штрихкодированием в процессе поступления документов с книговыдачи;

  • если источником конверсии является топографический каталог, можно провести штрихкодирование заранее (до ретроконверсии), поместив один из двух аналогичных штрихкодов на документ, а другой - на соответствующую карточку топографического каталога.

15. Уровень контроля и редактирования.

Главной характеристикой любого проекта РК является определение стандартов, критериев редактирования или отказа от редактирования записей, полученных из внешних источников.

Многие автоматизированные системы предлагают записи разного уровня в своих OPAC - краткие, средние, и если требуется, полные MARC-записи. БЗ являются инструментом для принятия решений в области формирования фонда, комплектовании, каталогизации, МБА, содержат примечания, относящиеся к программам сохранности и консервации. БД переживет несколько поколений компьютерных систем, поэтому не следует обосновывать требования к проекту ретроконверсии, исходя из текущих возможностей автоматизированной библиотечной системы. Логичнее выстраивать проект вокруг возможно более полной записи, если, конечно, этой логике способствуют обстоятельства. Решение сократить содержание записи, принятое под влиянием временных, преходящих обстоятельств, будет иметь серьезное влияние на использование записи в будущем.

Можно рекомендовать следующий минимальный набор полей для контроля и редактирования записей, полученных в результате ретроконверсии:

  • ISBN (при наличии),
  • заголовок основной БЗ,
  • 7ХХ добавочная БЗ (отредактировать в соответствие с существующей в практике текущей каталогизации),

  • сведения о заглавии,
  • сведения об издании,
  • выходные данные: место и дата издания,
  • физическая характеристика,
  • серия, номер части, номер серии,
  • предметная рубрика.

15. Технология обработки записей при РК.

Если возможно, БЗ должны обрабатываться один раз. Последующие обращения к записи или к книге увеличивают стоимость проекта. Неоднократный просмотр каталога не эффективен с точки зрения затрат, поэтому для обеспечения эффективности крайне важно тщательное планирование всего технологического процесса. Документация, передаваемая персоналу, занятому в проекте, должна содержать ответы на следующие вопросы:

  • какое количество каталожных ящиков/книг с книжных полок должно изыматься единовременно;

  • детали каких описаний должны быть исключены из выбранного источника конверсии (справочных, добавочных, описаний периодических изданий, изданий на определенных видах носителей, изданий на иностранных языках, аналитические описания) и каким образом идентифицировать эти виды описаний;

  • как будут фиксироваться различные этапы работы (например, количество запиcей, найденных во внешних БД, количество отредактированных записей, количество записей, загруженных в промежуточную базу и в ЭК и т.д.);

  • каковы обязанности персонала;
  • как выделять проблемные записи, и кто будет работать с ними;

  • как идентифицировать отконвертированные записи;
  • как отмечать записи, требующие оригинальной каталогизации;

  • как отмечать записи без предметных рубрик;
  • как отмечать документы, находящиеся в процессе выдачи по МБА, но требующие обработки de visu при РК;

  • как будет собираться статистика о результатах работы;

  • как быть с примечаниями местного характера;
  • как инкорпорировать в работу по РК штрихкодирование и на каком этапе.

16. Штрихкодирование документов.

Штрихкодирование - это присвоение документу уникального машиночитаемого кода для его идентификации. Каждый код связан с соответствующей ему БЗ на документ в БД.

Фонд не следует штрихкодировать до той поры, пока библиотека не выбрала библиотечную систему, поскольку в практике библиотек были случаи, когда приходилось заново штрихкодировать фонды из-за несовместимости старых штрихкодов с выбранной системой.

Чтобы свести к минимуму обращение документов, приклеивание ярлычков, штрихкодирование и другие процедуры, связанные с ним, надо проводить одновременно.

Следует заранее решить, как будет инкорпорироваться штрихкодирование в технологию РК, чтобы свести к минимуму обращение к документу. Библиотека может обратиться к двум способам:

  • приклеивать штрихкоды в книги после проекта, что будет означать изменение номера записи, созданной во время РК;

  • приклеивать штрихкоды во время конверсии, если при РК используется книга;

  • приклеивать штрихкоды заранее, используя комплекты штрихкодов в случае, если для ретроконверсии используется топографический каталог. При этом один штрихкод приклеивается на топографическую карточку, другой на книгу. В этом случае необходимо тщательно следить, какому экземпляру/тому был присвоен определенный штрихкод. Если в библиотеке много экземпляров одного названия на топографической карточке может не хватить места для всех штрихкодов. Этот подход требует большей аккуратности. Выделение основной записи при этом подходе крайне затруднено;

  • вне зависимости от того, приклеиваются ли штрихкоды во время или после конверсии, необходимо отразить статус выдачи книги в копии записи для того, чтобы зафиксировать политику в области автоматизированной выдачи документов (выдается, не выдается). Это позволит избежать изменения статуса выдачи документа на поздних этапах.

17. Создание финансового плана.

Как единоразовые, так и протяженные во времени расходы на РК могут быть очень значительными. Библиотека должна принять решение о постоянном выделении средств на поддержку конверсии и поддержку записей в библиотечной системе.

Разовые расходы на ретроконверсию зависят от нескольких составляющих, включая объем фонда, носитель, состав языков, степень унифицированности фонда. К числу ключевых позиций относятся также полнота существующих БО в библиотеке и количество информации, которое библиотека хочет видеть в новой машиночитаемой записи.

Для многих проектов РК дополнительное финансирование является необходимостью. Для поддержки проектов РК многие библиотеки используют внебюджетное финансирование из благотворительных или государственных фондов.

Создание сметы поможет определить внутренние финансовые ресурсы и необходимость во внебюджетном финансировании. План должен содержать детальную оценку затрат на РК. В смете должны быть учтены такие факторы, как работа персонала, его время, обучение специалистов, вовлеченных в РК, плата за обработку записей, ввод оригинальных записей, покупка техники или ее аренда. Эта смета в последующем может стать основой для поиска внебюджетных средств.

В зависимости от условий финансирования смета будет отражать поэтапную единоразовую или ретроконверсию.

Преимущества единоразовой РК:

  • дешевле поэтапной РК;
  • большой объем БЗ, проконвертированных за короткое время;
  • больше возможностей для контроля качества;
  • возможность аренды техники для ввода данных.

Недостатки:

  • библиотеке может понадобиться найм дополнительных сотрудников, их обучение, размещение и контроль за их работой;

  • случаи множественного совпадения или отсутствие такового должны находить свое разрешение.

18. Документирование проекта.

Ведение документации по проекту имеет принципиальное значение для его успешного завершения. Если необходимы изменения в процедурах, следует обязательно добавлять их в спецификации. Для обеспечения эффективности технологии РК рекомендуется подготовить инструкции для персонала, участвующего в проекте.

19. Управление проектом.

Необходимо установить процедуры, фиксирующие, какие записи прошли конверсию. Поскольку ретроконверсия, как правило, проводится поэтапно в связи с характером ее финансирования, требуется установить такие процедуры, которые не позволили бы повторять сделанное при возобновлении работы с началом нового цикла финансирования. Без документации нельзя гарантировать преемственность в решении одних и тех же задач. Надо помнить, что методика, выбранная для одной части фонда, может отличаться от методики, выбранной для основного фонда. Поэтому важно зафиксировать то, что сделано:

  • проштамповать топографический каталог;
  • проштамповать все карточки каталога;
  • проштамповать книги или решить, что наличие штрихкода и есть отметка о ретроконверсии.

Нужно также установить процедуры контроля выполнения плана и качества конверсии.

Обучение персонала - необходимая часть проекта. Особую важность обучение приобретает тогда, когда проект длится не один год и возможны изменения в штате сотрудников, занятых РК. Документация, отражающая все нюансы технологии, будет основным источником обучения.

20. Статистика.

Следует вести статистические таблицы, отражающие ход проекта. (В приложениях даны выборочные примеры подобных таблиц).

21. Влияние проекта на персонал других отделов.

Следует помнить о том, что проект РК неизбежно повлияет на работу других отделов библиотеки:

  • возрастет спрос на имеющиеся помещения;
  • по мере возникновения вопросов неизбежно вовлечение в проект новых сотрудников;

  • обычные технологические процедуры будут усложняться, например, во время книговыдачи придется резервировать книги для сотрудников, занимающихся РК;

  • возрастает нагрузка на используемое оборудование, поэтому возможен пересмотр схем работы с имеющимся оборудованием.

22. Сочетание РК с другими проектами.

Не рекомендуется соединять проект РК с другими проектами, такими, например, как реклассификация или глобальная передвижка фонда.

На первый взгляд, совмещение выглядит разумным, но в реальности объем дополнительной работы и ее координация чреваты чрезмерной загрузкой персонала, вовлеченного в проект РК.

Опыт показывает, что несмотря на все вышесказанное, ни одной библиотеке не удается избежать неожиданностей и столкновения с самыми непредсказуемыми ситуациями. Не в последнюю очередь это связано с использованием помещений, поскольку проект РК создает многочисленные рабочие процедуры, требующие дополнительных площадей, временной передвижки документов из хранения на другие рабочие места и т.д.

Нельзя не сказать и о том, что продолжительность проекта также, как правило, переосмысливается. Обычно весь проект занимает втрое больше времени по сравнению с запланированным. 10% времени, которое традиционно отводится для разрешения проблем, оставшихся нерешенными в течение всего проекта, в реальности превращается в 20-30%. Тем не менее, создание реалистического плана, с учетом непредвиденных факторов - абсолютно необходимое условие успеха проекта.


На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив