На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив  |  Раздел для подписчиков

Научные и технические библиотеки №11 2010 год
Содержание:

Соколов А. В. Информатические опусы. Опус 3. Онтология информации. Типы реальностей и типы информации

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Столяров Ю. Н. Документ: инвариантная и вариативная компоненты дефиниции

БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Редькина Н. С. Службы информационных технологий в научных библиотеках

Голубенко Н. Б. Особенности информирования студентов в НТБ Кузбасского государственного технического университета

ДИСКУССИОННЫЙ КЛУБ

«К барьеру!» – интеллектуальный поединок на Крымском форуме

«РОССИЙСКИЙ “БИБЛИОБУС” В АМЕРИКЕ»: ИНТЕРВЬЮ, РЕПОРТАЖИ. (Научно-образовательная профессиональная программа «Библиотечное дело, информационные системы и образование в США-2010)

Иванова Е. В., Волкова К. Ю. 12-й Международный семинар «Электронные ресурсы и международный обмен: Восток – Запад» (Обзор работы. Продолжение)

НОВЫЕ СТАНДАРТЫ

ОБЗОРЫ. РЕЦЕНЗИИ

Сукиасян Э. Р. Новое поколение справочников по библиотекам региона

Березная Т. И., Кислова Е. П. Профессиональное чтение библиотекаря: специализированный бюллетень «ЛибМаркет»

ВЕСТНИК АССОЦИАЦИИ ЭБНИТ

Выпуск 11

Ежегодная отчетно-выборная конференция Ассоциации ЭБНИТ (Обзор работы)

Павлов А. И. , Баженов И. С. , Грешнов Е. Б. Модернизация аппаратно-программного комплекса обеспечения сохранности данных в связи с внедрением технологии обслуживания читательского заказа в системе ИРБИС

Соколинский К. Е. Новые подходы к каталогизации заимствованием в ИРБИС-корпорации

Ушакова О. Б. Использование системы ИРБИС как инструмента анализа обслуживания абонентов ИРИ

Березная Т. И., Пекур Е. В. Мультимедийные уроки по работе с САБ ИРБИС

Шихова Х. И. Автоматизация ресурсных центров в целях совершенствования высшего образования

Памяти В. Н. Зайцева


ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

УДК 002.1

Ю. Н. Столяров

Документ:
инвариантная и вариативная компоненты дефиниции

Статья представляет собой доработанный доклад «Постоянная и переменная составляющие понятия документ», представленный на Международной конференции «Крым-2010».

Дефиниция понятия документ, включающая инвариантную и вариативную части, приемлема для любой сферы деятельности, в которой обращаются самые разнородные документы. Инвариантную часть дефиниции необходимо позаимствовать из международного определения документа, а вариативную часть надо вырабатывать исходя из специфики той области, которую сопровождает, обслуживает конкретный вид документа.

При выработке дефиниции понятия документ, базового для многих научных дисциплин, их представители и прежде всего библиотековеды, исходят из методологической установки: требуется построить некое универсальное определение, равно пригодное для всех этих дисциплин. Право формулировать такое определение явно или неявно отдаётся документоведам – исходя из наличия слова документ в наименовании их дисциплины. Сами документоведы воспринимают этот подход как должный, несмотря на то, что имеют дело только с одним из бесчисленного множества видом документа – документом управленческим, административным.

Жизнь, однако, распоряжается по–своему, и на нормативном уровне (т.е. не только в теоретических статьях) появляются всё новые и новые определения этого базового понятия. За основу при этом стремятся взять стандартное документоведческое определение. Но поскольку оно, во-первых, весьма далеко от универсального, а во-вторых, некорректно по сути, вновь появляющиеся определения имеют паллиативный характер, а то и вообще рассогласованы с документоведческой дефиницией.

Отметим и прокомментируем наиболее существенные из таких определений, появившихся в нормативных документах последнего времени.

В новейшей (с изменениями на 23 июля 2008 г.) редакции Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» (№ 28-ФЗ) документ понимается как «материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения» [1].

Характерны следующие моменты. Документом признаётся прежде всего материальный носитель, наличие зафиксированной на нём информации – признак вторичный. Центр тяжести в трактовке документа перенесён на наличие реквизитов. Идея реквизита как главного отличительного признака документа позаимствована из ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело» [2]: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Заметим, что законодатель перенял из ГОСТа наиболее явный, лежащий, что называется, на поверхности признак – наличие реквизитов, не заметив более важного отличительного признака: в стандарте документ – это прежде всего информация, материальный носитель – признак вторичный.

При анализе стандартного определения ещё в 2002 г. отмечено, что определять целое (документ) через его части (реквизиты) – грубое нарушение логических правил дефинирования [3]. Однако вместо того, чтобы исправить сделанную более десяти лет назад ошибку, ее стали усиленно тиражировать в других нормативных актах. Вдобавок перед принятием государственного стандарта на термин документ с перенесением центра тяжести на «реквизит» вопрос о том, что же такое «реквизит», в документоведении не только не был прояснён, но даже не поставлен! Строго говоря, есть основания считать, что он не поставлен и до сего времени, поскольку посвящённая ему инициативная статья Е. А. Плешкевича 2004 г. [4] имеет подзаголовок: «к постановке вопроса». Автор тем самым подчёркивает, чтоего материал только подводит к постановке вопроса, но не ставит его. На самом деле это, к счастью, не так: в статье вопрос не только поставлен, но и находит заслуживающее внимания решение. В частности, выясняется, что существует по меньшей мере пять видов, или групп, реквизитов [Там же. С. 5]. Так какой же или какие же из этих видов определяют сущность понятия документ?

С унынием приходится констатировать и факт, что за минувшие семь лет разработка вопроса о сущности понятия реквизит не продвинулась.

Но, по крайней мере, в Унифицированной системе документации, для которой разработан термин документ с реквизитами в главной роли, есть хотя бы эмпирическое представление об их наборе – они перечислены в ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [5]. Этот набор включает 30 наименований, начиная с Государственного герба Российской Федерации и заканчивая Идентификатором цифровой копии документа.

В отличие от этого в книжно-библиотечно-информационной сфере, на которую более всего рассчитан Закон об обязательном экземпляре документов, раскрытие понятия реквизит отсутствует, что позволяет любому желающему трактовать его произвольно.

Законодателя не интересует, как именовать объект, который удовлетворяет всем признакам, за исключением следующих: он предназначен для передачи только во времени или только в пространстве, только для использования или только для хранения, для использования в личных, а не общественных целях. Введённым понятием можно руководствоваться в интересах выполнения только данного Закона, что, впрочем, и оговорено в преамбуле статьи 1 «Основные понятия».

Тем не менее из-за того, что понятие документа и его дефиниция присутствуют в данном Законе, они исключены из Федерального закона «О библиотечном деле» в редакции от 3 июня 2009 г. № 119-ФЗ. Между тем юрисдикция Закона о библиотечном деле в части библиотек на несколько порядков превышает аналогичную юрисдикцию Закона «Об обязательном экземпляре документов», поскольку распространяется не на два десятка библиотек, получающих обязательный экземпляр, а ещё на 150 тысяч (!) библиотек, его не получающих.

Явное перенесение новой трактовки понятия документ проявляется и в Законе «О библиотечно-информационном обслуживании населения города Москвы», принятом в сентябре 2009 г. [6].

Исходя из приравнивания ГОСТом по делопроизводственной и архивной терминологии термина документ к термину документированная информация, можно усмотреть ещё одно определение понятия документ – в Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель» [7].

Здесь, как и в делопроизводственном ГОСТе, акцент сделан на информации как документообразующем признаке. Отличительными признаками являются также наличие реквизитов и акт документирования. Но понятие документирование в этом Законе не определено, и вся дефиниция, по сути дела, тавтологична. Если оставить в ней только ключевые слова, то окажется, что документированная информация – это информация, зафиксированная путём документирования. Ясно, однако, что если бы она была зафиксирована иным путём, то не имела бы права называться документированной. Как бы то ни было, регистрируем ещё одно новое определение документа.

С 2000 г. действует определение документа как «бумаги с нанесённой на ней информацией». Правомерность столь узкого понимания документа оправдывается тем, что ГОСТ Р ИСО 9706 – 2000 разработан для регламентирования параметров документовой бумаги многолетнего срока хранения. Он называется «Бумага для документов» [8]. В область применения этого ГОСТа входят, в частности, библиотеки.

ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» [9] даёт новое общее определение документа: «документ: объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды» [Там же. С. 1]. Отличительные черты этого объекта не выявлены (объектов информационного взаимодействия в социальной среде может существовать неопределённое множество), следовательно, главное требование к дефиниции отсутствует, и выполнить свою роль он не способен. В данном случае, однако, важнее иное: во–первых, налицо ещё одна дефиниция документа; во–вторых, её авторы полностью отвлеклись от существующей традиции ориентироваться на документоведческое определение и подошли к выработке дефиниции совершенно самостоятельно.

Ещё одно нормативное определение документа появилось в ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: «Документ (document, records): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и охраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» [10. С. 1].

В этом случае первым документообразующим признаком в дефиниции тоже выступает информация. Смысловой центр тяжести смещён на наличие у документа юридической силы. Если зафиксированная идентифицируемая информация правовых обязательств не доказывает и не подтверждает, то документом она не является. Чем же является? А это разработчику – ВНИИДАДу (ВНИИ документоведения и архивного дела) – и Ростехрегулирования утвердившему стандарт, безразлично. В преамбуле к ГОСТу разъясняется, что стандарт ориентирован только на область документационного обеспечения управления, или на сферу делопроизводственной деятельности.

Итак, констатируем. Количество определений документа множится, несмотря на прямо противоположное стремление – уменьшить их число: они исчезли не только из Закона о библиотечном деле, но и из Закона об информации, Закона о международном информационном обмене (правда, в силу упразднения самого закона). В каждом случае появления новой дефиниции оговаривается область её применения, а это означает, что дефиниций может быть столько, сколько существует областей применения.

Составители новых дефиниций для пущей убедительности подчёркивают, что вводимые ими определения идентичны международному стандарту ИСО «Информация и документация», что должно повысить авторитет стандарта в глазах тех, на кого он рассчитан. Проверим, так ли это.

По общему определению ИСО 5127 «Информация и документация», документ – это «записанная информация или материальный объект, которые могут быть использованы как единицы в документационном процессе» [11]. Как видим, в этом определении под документом в первую очередь понимается информация, её материализованность – признак вторичный. На юридическую силу или на наличие реквизитов как документообразующих признаков документа нет и намёка. На записанную информацию или на материальный объект накладывается всего одно ограничение: они должны быть использованы как единицы в любом документационном процессе, будь это процесс производства и распределения обязательного экземпляра, процесс канцелярского делопроизводства, процесс формирования библиотечного, архивного фонда или какой-либо другой.

Правда, включение в определение документа слова «документационный» противоречит правилам образования дефиниций. Этот недостаток можно устранить, заменив «документационный» более точным «семантический».

Довольно своеобразно подошли к трактовке стандарта ИСО составители ГОСТ Р ИСО 1489–1–2007 «Управление документами. Общие требования». Они сообщают, что «уточнили» международный термин, ни много ни мало, в самом главном отношении. Буквальный перевод термина, принятого ИСО, звучит «Управление записями». Англоязычные термины records и document в российском стандарте произвольно объединены в русскоязычный термин документ. Основаниями послужили следующие соображения. В английском языке эти термины, по утверждению составителей, синонимичны, а в российских условиях термин записи – калька английского слова record – не используется. Поэтому вместо записей и внедрён документ [10. С. 2].

Между тем в английском языке каждому из этих терминов соответствует собственное наполнение. Записи – разновидность наиболее общего понятия документ, такой его частный случай, который распространяется только на область делопроизводства, или, как сказано в преамбуле российского ГОСТа, положения международного стандарта «направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организаций». И вот вместо поиска адекватного русского эквивалента термину records, что должно было бы составить первоочередную заботу разработчиков ВНИИДАДа, они просто взяли и объединили частный и общий термины в общий, придав ему, однако, значение частного! Столь вольное обращение с терминологией, тем более международной, служит одной из причин тянущейся десятилетиями в советском/российском документоведении неразберихи с понятием документ и постоянных метаний ВНИИДАДа, состоящих в стандартизации то одних, то других документообразующих признаков.

Выход из ситуации напрашивается следующий. В определении понятия документ должно быть две части: имманентная, постоянная, с одной стороны, и факультативная, переменная, с другой. Имманентная составляющая равно распространяется на все виды, подвиды и «индивиды» (конкретные, единичные документы). В её качестве выступает первая часть международного определения понятия документ: «записанная информация или материальный объект». Факультативная часть отражает особенности каждого интересующего нас в данном случае вида, подвида, «индивида» документа, в этой части будут отражены самые существенные ограничительные признаки данной группы документов или его одинарного экземпляра.

Тогда, например, документом библиотечного фонда будем считать записанную информацию или материальный объект, соответствующий профилю этого библиотечного фонда. Документообразующими признаками в этом случае станут самые главные параметры модели библиотечного фонда – и как собирательного понятия, и как понятия, характеризующего фонд библиотеки конкретного вида или даже одной отдельно взятой библиотеки, а то и её структурного подразделения. Фондовики (фондисты – кому как больше нравится) станут создавать или пересматривать модель своего фонда с максимальной ответственностью, на какую только окажутся способны. Библиотека получит научное и правовое обоснование принципов отбора профильной литературы.

Для других сфер общественной деятельности будут использоваться свои специфические определения. Например, канцелярский документ – записанная информация, необходимая для целей управления организацией. Архивный документ – записанная ретроспективная информация, профильная для данного архивного фонда. Музейный документ – записанная информация или материальный объект, соответствующий профилю данного музейного фонда. И так далее.

Показательно, что конструктивность такого подхода уже осознана отдельными нормотворцами и даже получила воплощение, например в ГОСТ Р 52292–2004. В нём введено понятие сектор действенности документа, определяемое как «часть социальной среды, в которой приняты (признаны) установленные (явно или неявно, формально или неформально) требования к документу» [9. С. 2]. Иными словами, у документа имеется, фигурально выражаясь, круг действенности, разделённый на секторы, и в каждом секторе приняты собственные требования к документу. То, что признаёт документом одна часть социальной среды, может не признавать другая часть, которая считает документом свой объект информационного взаимодействия, если он соответствует требованиям именно этой части социальной среды. Например, одни требования устанавливаются к документу библиотечного фонда, другие – к документу банковскому, третьи – к проездному документу. Поэтому то, что является документом в библиотечном фонде, может не быть документом в банковском деле, и наоборот.

Подобный подход фактически уже принят в отдельных отраслях. Примером может служить криминалистическое документоведение, в котором «документ может быть охарактеризован как материальный носитель специально зафиксированной в нём информации, имеющей значение для уголовного судопроизводства» [12. С. 51]. При унификации начальной части этого определения оно легко вписывается в общую методологическую схему построения дефиниции документа.

Предложенный подход полностью согласуется с определением ИСО, он конкретизирует вторую его часть: Документ – записанная информация или материальный объект, «которые могут быть использованы как единицы в документационном (точнее – семантическом. – Ю. С.) процессе». Одни единицы используются в системе обязательного экземпляра, другие – в обеспечении управления, третьи – в таможенной деятельности, и так до бесконечности. Но для каждой из них теперь легко сформулировать своё собственное определение документа, равно устраивающее как соответствующий вид деятельности, так и документологию в целом.

Конечно, предложенный подход повлечёт за собой бесчисленное множество определений документа для каждой части социальной сферы, что рассматривается некоторыми специалистами (например А. И. Земско­вым) как крупный недостаток этого подхода, который не даёт возможности им воспользоваться. Мне же в этом видится его самое большое достоинство и преимущество. Никого же не шокирует необходимость каждый раз конкретизировать, например, понятие продукт. В одной части социальной среды (буду выражаться языком ГОСТа) под ним понимается продукт промышленного производства, в другой – сельскохозяйственного, в третьей – интеллектуального.

Мало того, и более узкого понятия, например «сельскохозяйственный продукт», чаще всего в конкретной ситуации недостаточно, и его приходится сужать, конкретизировать, пока не доберёмся до наиболее точного наименования. (Ведь никому не приходит в голову просить продавца продать просто «продукты». Приходится конкретизировать: «огурцы». Да не вообще огурцы, а – «Муромские» или «Неженские», солёные или малосольные, крупные или средние, из этой бочки или из той. И чем точнее мы назовём требуемый продукт, тем скорее получим именно то, что хотим.)

Точно такой же рациональный подход предлагается применить и по отношению к конкретизации общего, а следовательно абстрактного, т.е. бессодержательного, пустого понятия документ. В каждом отдельном случае это понятие следует насытить собственным, по возможности предельно конкретным содержанием. И тогда библиотековедам (библиографоведам, документоведам, книговедам и т. д.) понимать друг друга станет так же просто, как в случаях, когда речь идёт о малосольных огурцах. И тогда составители Закона о библиотечном деле исправят свою ошибку, вернув в него понятие документ библиотечного (библиотечно–информационного) фонда – подобно тому, как это сделано в Законе об архивном деле в Российской Федерации. В нём узаконено: «архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» [13. С. 1]. Определение по существу сильно уязвимое, но тем не менее оно в Законе присутствует. И оно образовано всё по тому же разумному принципу: взята инвариантная часть из общего определения документа и к ней добавлена вариативная часть, специфичная для архива.

Мало того, в статье 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе» прописаны дефиниции ещё нескольких видов документа: «документы по личному составу», «документ Архивного фонда Российской Федерации», «особо ценный документ», «уникальный фонд». Думается, что этот позитивный пример может служить образцом и для Закона о библиотечном деле, других подобных законов, а также государственных стандартов и регламентов.

Хотелось бы надеяться, что это предложение наконец-то устроит все заинтересованные стороны и пойдет на пользу необозримой нивы документивной деятельности.

Список источников

1. Федеральный закон от 26 марта 2008 года № 28 – ФЗ «Об обязательном экземпляре документов (С изменениями на 23 июля 2008 года)» // Рос. газета. – 2008. – 25 июля.

2. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Москва : Изд-во стандартов, 1998. – 7 с.

3. Столяров Ю. Н. Стандартное определение документа нуждается в пересмотре / Ю. Н. Столяров // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота : Докл. и сообщения на Девятой Междунар. науч.-практ. конф. 5–6 декабря 2002 г. / Росархив ; Всерос. науч.-исслед. ин-т документоведения и архивного дела. – Москва, 2003. – С. 179–184.

4. Плешкевич Е. А. Понятие реквизит документа: к постановке вопроса / Е. А. Плеш­кевич // Науч.-техн. информация. Серия 1. – 2004. – № 10. – С. 1–7.

5. ГОСТ Р 6. 30 – 2003 «Унифицированная система организационно–распоря­дительной документации. Требования к оформлению документов». – Москва : Госстандарт России, 2003. – 17 с.

6. Закон города Москвы от 23 сентября 2009 г. № 36 «О библиотечно-инфор­мационном обслуживании населения города Москвы». – Москва, 2009.

7. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Рос. газета. – 2006. –
29 июля.

8. ГОСТ Р ИСО 9706–2000 «Информация документная. Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний». – Москва : Госстандарт России, 2000. – 7 с.

9.ГОСТ Р 52292––2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». – Москва : ИПК Изд-во стандартов, 2005. – 7 с.

10. ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования». – Москва : Стандартинформ, 2007. – 34 с.

11. International Standard ISO 5127: Information and Dokumentation: Vocabulary. – Geneva, 2001. – P. 11.

12. Приводнова Е. В. Криминалистика / Е. В. Приводнова. – Москва : ТК Велби ; Изд-во «Проспект», 2005.

13. Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Рос. газета. – 2004. – 27 октября.

  
На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив  |  Раздел для подписчиков