На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив  |  Раздел для подписчиков

Научные и технические библиотеки №5 2008 год
Содержание:

БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Дворкина М. Я. Сущность и структура библиотечно-информационной деятельности

Сукиасян Э. Р. Централизованная систематизация в России. Четыре десятилетия побед и поражений

Шилов В. В. Об учете библиотечных фондов

Ткачева Н. И., Русакова Е. В., Морозов С. В. Интеграция библиотечных ресурсов для информационного обеспечения фундаментальных и прикладных исследований

Мохначева Ю. В., Харыбина Т. Н. Избирательное распространение информации как библиотечный сервис: основные цели, задачи и методы

ОТКРЫТЫЙ ДОСТУП И ОТКРЫТЫЕ АРХИВЫ ИНФОРМАЦИИ

Шрайберг Я. Л., Земсков А. И. Модели открытого доступа: история, виды, особенности, терминология

НАША ПРОФЕССИЯ

Матвеев М. Ю. Проблемы имиджа библиотечной науки, образования и профессии

К 50-ЛЕТИЮ ГПНТБ РОССИИ

Коготков Д. Я. Становление ГПНТБ как научно-исследовательского учреждения. (Воспоминания ветерана)

ОБЗОРЫ. РЕЦЕНЗИИ

Столяров Ю. Н. Как создавалась «Библиотечная энциклопедия»

Милясевич И. В., Швецова-Водка Г. Н. Фундаментальный учебник по библиотечному краеведению

Бойченко Е. Н. Познание истории техники: от школьной скамьи – до университетской кафедры

ОТКЛИК НА ПУБЛИКАЦИЮ

Петровский В. Б. Дополнение к прочитанному

ПИСЬМО В РЕДАКЦИЮ

Булушева Г. В. Предложение для совместной работы

Сукиасян Э. Р. Ответ Г. В. Булушевой

Памяти Ольги Марковны Серегиной


УДК 025.25

В. В. Шилов

Об учёте библиотечных фондов

Предложены приемы учета некоторых разновидностей документов, включаемых в библиотечный фонд (периодические издания, электронные документы и др.). Уточнен ряд терминов, используемых в системе учета.

Проект новой библиотечной инструкции, опубликованный журналом «Библиотека» в дискуссионном порядке [1], – удобный повод для того, чтобы обозначить позицию относительно развязки основных узлов в проблеме библиотечного учёта.

Нет необходимости оспаривать отнесение библиотечных фондов к основным средствам именно потому, что ныне такова государственная учётная политика, а нормативные акты по бухгалтерскому учёту лишь отражают её. По той же причине не будут в очередной раз подвергнуты критике те стороны политики учёта, которые ставят библиотечные фонды в «неравноправное положение» по сравнению с прочими разновидностями основных средств (имеются в виду критерии износа и амортизации) [2]. «Инструкция по бюджетному учёту» [3] устанавливает единую методологию ведения бюджетного учёта без раскрытия ведомственной специфики, соответственно, без раскрытия специфики разновидностей основных средств. Требуется гармонизация ряда положений, содержащихся в нормативных документах по библиотечному учёту документных фондов, относительно бухгалтерского учёта основных средств.

Предлагаю рациональные, по моему мнению, способы преодоления трудностей библиотечного учёта фондов. В первую очередь это относится к учёту некоторых разновидностей документов, включаемых в библиотечный фонд (периодические издания, электронные документы и др.). Немаловажное место в библиотечной практике занимает также проблема достоверности учёта в процессах движения фондов. Попутно коснусь терминологии учёта.

Об учёте периодических изданий

«Инструкция по бюджетному учёту» [3] требует, чтобы стоимость документов всех видов, поступающих в библиотеку в порядке комплектования фонда, относилась в бухгалтерском учёте к увеличению стоимости основных средств независимо от источника поступления, а также независимо от того, оплачена или не оплачена библиотекой стоимость документов. Разъяснения Министерства финансов подтверждают это требование, специально акцентируя внимание на «подписке на периодическую литературу», т.е. стоимость подписки на газеты и журналы также относится к увеличению основных средств. Письмо Минфина РФ от 14 апр. 2006 г. № 02-14-10/880 (с изменениями от 19 мая 2006 г.). Извлечение. : Министерство финансов Российской Федерации, в связи с многочисленными обращениями участников бюджетного процесса, разъясняет порядок применения http://mingar.garant.ru/public/default.asp?no=12043971 Министерства финансов Российской Федерации от 21 декабря 2005 г. № 152н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" в части отнесения отдельных расходов на соответствующие статьи и подстатьи экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации. Статья 310 "Увеличение стоимости основных средств": на указанную статью в том числе относятся: подписка на периодическую литературу, приобретение книжной или иной печатной продукции и справочной официальной литературы для библиотечного фонда.

Выполнение этого требования влечёт за собой безусловную необходимость инвентарного учёта всех видов документов в составе библиотечного фонда. «Инструкция по бюджетному учёту» не выделяет в этом смысле какие-либо виды документов. Следовательно, согласно инструкции инвентарные номера должны присваиваться и каждому экземпляру каждого выпуска любого периодического издания при любой его периодичности. Я склонен полагать, что в отношении периодических изданий указанный способ инвентарного учёта абсурден.

В 2006 г. в связи с обращениями в РНБ за консультациями по этому вопросу я предлагал своим корреспондентам применять иной способ инвентаризации периодики. Сами номера периодического издания (журнала) могут выступать в роли инвентарного номера. Однако для этого регистрационной картотеке периодических изданий необходимо придать статус аппарата инвентарного учёта. Этот статус присваивается картотеке распоряжением директора библиотеки. Предварительно составляется и утверждается внутрибиблиотечная инструкция по учёту периодики. Карточка регистрации модифицируется (рис.).

Образец регистрационной карточки
для инвентарной картотеки периодических изданий.
(Проект)


(Наименование периодического издания)


(Дополнительные сведения: индекс по прейскуранту, место издания, изменение заглавия и др.)

Год издания

Приём издания

Отметки о проверке

Исключение издания


записи
в КСУ

Цена


выпуска

Число экземпляров

 

 

 

 


выпуска

Число экземпляров


записи
в КСУ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Каждая карточка (с продолжениями) используется только для одного периодического издания. Специальные инвентарные номера не применяются. Для идентификации отдельных выпусков изданий служат сочетания сведений о годе издания, № записи в книге суммарного учёта и др.

Когда производится подписка на периодические издания (по прейскуранту подписного агентства) и расходуется определённая сумма на подписку, осуществляется статистический подсчет на предполагаемое количество номеров (выпусков) периодических изданий соответственно их объявленной периодичности. Составляется акт о поступлении этого количества в библиотеку на сумму согласно сделанному бухгалтерией перечислению. Акт регистрируется в книге суммарного учёта, копия акта передается в бухгалтерию. Это является основанием для производства бухгалтерских записей об увеличении стоимости основных средств.

На регистрационной карточке, образец которой предложен выше, указывается название издания. Дополнительные сведения приводятся только по необходимости (являются факультативными).

В гр. 2 указывается номер записи в книге суммарного учёта (КСУ), ч.1.

В гр. 3. проставляется цена годового (полугодового) комплекта издания согласно прейскуранту и перечисленной за подписку на данное издание стоимости.

В гр. 4 заносятся номера выпусков согласно объявленной периодичности; при этом возможна сокращенная запись, например 1–6 (для первого полугодия). Если подписка разделена на два полугодия, то для номеров второго полугодия предназначается следующая строка (поскольку меняется номер записи в книге суммарного учета и составляется другой акт о поступлении).

В гр. 5 записывается число годовых (полугодовых) комплектов данного издания. (Здесь нет противоречия с тем, что в гр. 3 указывается цена только одного годового или полугодового комплекта.

Гр. 6–9 – без комментариев.

В гр. 10 вносятся номера выпусков, исключённых из фонда. При этом в гр. 4 не делается никаких исправлений! Но главная идея в сочетании сведений из гр. 4 и гр. 11 состоит в том, что по окончании года (с некоторой задержкой) в гр. 11 можно отметить номера выпусков, не поступивших по подписке, т.е. лакун. Причина выбытия, указываемая в акте исключения, – «непоступление по подписке». Естественно, копия акта об исключении передаётся в бухгалтерию для снятия с баланса.

Гр. 11 и 12 в практическом использовании, может быть, удобнее объединить с гр.10 в одну. Тогда запись об исключении, скажем, выпуска 7 будет выглядеть так: 7(1), 31–2007. Это означает, что исключается 1 экз. вып. 7, по номеру записи 31 в книге суммарного учета за 2007 год.

В связи с тем, что периодические издания могут поступать в разные фонды, целесообразно вести регистрационные картотеки раздельно на каждый фонд: фонд, предназначенный для постоянного хранения, и фонд так называемого переменного состава (подсобный и т.п.). В библиотеках, получающих федеральный обязательный экземпляр из Российской книжной палаты, в качестве инвентаря в основном фонде используются сопроводительные листы РКП, в которых порядковые номера описаний играют роль инвентарных номеров (нумерация возобновляется ежегодно). Так что проблема инвентаризации в таких библиотеках относится только к подписке (покупке) отечественных изданий для подсобных фондов, а также для иностранной периодики.

Некоторые библиотеки, ознакомившиеся с описанным способом инвентарного учёта периодики, сообщили, что предложенную форму регистрационной карточки они используют в электронном виде. Этот путь обеспечивает единую регистрацию поступлений периодики в разные фонды. Кроме того, он позволяет легко идентифицировать разные экземпляры одного и того же выпуска. Для электронного учёта периодики, я полагаю, целесообразно применять базу данных (например Excess), поскольку это даёт возможность включить учёт периодических изданий в систему баз данных о библиотечном фонде.

Об учёте электронных изданий

Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники. Электронное издание – электронный документ (или группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

В п. 10 «Инструкции по бюджетному учёту» (часть I. Организация бюджетного учёта) – «Счёт [010100000] предназначен для учёта объектов основных средств, к которым относятся материальные объекты...». К пункту приложен комментарий (и это самое интересное!): «...Имущество признаётся объектом основных средств, если одновременно соблюдаются следующие критерии: объект материален...» и т.д.

Итак, электронные документы могут быть объектом основных средств, если они представляют собой имущество, т.е. вещи, предметы, имеющие материальную форму. В отношении компакт-дисков, имеющих вполне материальную, осязаемую форму, проблем с их учётом в составе фонда данной библиотеки нет. Вот материальный носитель – диск, вот его название, вот число экземпляров этого диска. Или имеющий название альбом, содержание которого укладывается в несколько дисков (соответственно, считаем: сколько дисков, столько экземпляров). Необходимо только, чтобы со стороны библиотеки на эти компакт-диски или подобные им носители информации (локальные электронные издания) как на имущество данной библиотеки распространялось право владения, пользования и распоряжения (оперативного управления).

Локальное электронное издание – электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускаемое (тиражируемое) в виде определённого количества идентичных экземпляров. Особенности учёта локальных электронных изданий в составе фонда данной библиотеки:

1. В формах индивидуального учёта отражаются как отдельные документы:

каждое отдельное издание, выпущенное на одном диске;

каждый отдельный диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию локальных электронных изданий;

каждое отдельное издание, представляющее собой альбом (футляр), включающий диски с различным содержанием;

каждое новое представление документа в ином формате (в том числе в результате перезаписи);

изданное в качестве самостоятельного издания приложение к изданию любого другого вида, имеющее собственное заглавие и обеспечивающее возможность использования без обращения к основному изданию.

2. В формах индивидуального и суммарного учёта каждый диск отражается как отдельный экземпляр. Как увеличение экземплярности рассматривается копирование документа на другой компьютер без уничтожения оригинальной записи.

Проблема учёта электронных документов усложняется в случае, если они не имеют привычной для обыденного представления формы материального объекта, не являются имуществом в непосредственном значении этого слова. Речь идёт об электронных документах в сетевом исполнении, т.е. о том, что нельзя взять в руки… Однако сетевые электронные документы – всего лишь разновидность документов, имеющая особую форму представления: через электронную телекоммуникационную сеть.

Сетевое электронное издание – электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети.

Наибольшее число вопросов возникает по поводу учёта так называемых пакетов. Пакет – сетевое электронное издание, как правило, обеспечивающее доступ на единой платформе к документам различного вида и содержания; платформа – совокупность программных и аппаратных средств, предназначенная для навигации и поиска информации, определяющая специальные средства обслуживания при работе с информацией. Наименование платформы включается в библиографическое описание документа.

Естественно, сетевое электронное издание является объектом учёта, но особенности его формы определяют и особенности его учёта. Какие единицы учёта применимы для сетевых документов? В качестве документа как такового электронное сетевое издание не может обойтись без главного идентифицирующего признака: названия, наименования (title), более того – оно не мыслится без этого признака. Естественно, и в формах индивидуального учёта наличие такого документа отражается краткой формой библиографического описания (условно говоря – названием).

Вопрос измерения количества возникает в связи с «экземплярностью» сетевых документов. Сетевые документы в отличие от локальных электронных изданий не тиражируются. Множественность использования сетевого документа обеспечивается не числом экземпляров, а числом доступов к нему. Нас интересует учёт сетевых документов с точки зрения библиотеки, которая может выступать в двух ролях: покупателя услуги и непосредственно производителя сетевого электронного документа, следовательно, и поставщика соответствующей услуги. Рассмотрим обе ситуации.

Ситуация 1. Библиотека является производителем сетевого документа и обладает всеми правами на его использование. Электронный документ собственной генерации – электронный документ, произведённый библиотекой в качестве оригинального или в результате оцифровки других документов.

Документ включается в состав фонда данной библиотеки и отражается в форме индивидуального учёта в виде краткой библиографической записи, как это делается в отношении прочих видов документов: если другие документы поступили в одном экземпляре, то запись одного названия и означает пополнение фонда на один экземпляр. То же самое можно применить и к той части фонда, которая образована сетевыми документами. Общая единица измерения позволяет расценивать данное собрание документов как однородный массив и, соответственно, проводить операцию суммирования числа документов независимо от их видов и разновидностей. Физический объём фонда, включая сетевые документы, можно измерить только с помощью общей единицы измерения и лучшей единицы измерения чем экземпляр, не придумать. Выделить число сетевых документов можно в специальной графе форм суммарного учёта.

Если библиотека располагает определённым сетевым документом (поскольку она сама его создала), то фактически она располагает одним экземпляром такого документа. В рамках использования сетевых документов одной библиотекой эти документы обладают размерностью экземпляр.

Строго говоря, к сетевым электронным документам в составе фонда библиотеки размерность экземпляр применима сугубо условно. Число сетевых документов – это и число экземпляров в составе фонда, и число документов как таковых.

Ситуация 2. Библиотека купила право на использование сетевого документа (на определённых условиях). Это не значит, что она купила сам документ. (Возможны и практически имеют место случаи, когда библиотека покупает документ сама у себя. В качестве производителей документа выступают подразделения библиотеки, которым присвоен статус самостоятельных хозрасчётных единиц.)

В «Инструкции по бюджетному учёту» (комментарии к п. 10) изложены критерии отнесения имущества к объектам основных средств: …«объект используется в процессе деятельности учреждения». Да, сетевое электронное издание удовлетворяет этому требованию. Но следующий критерий: …«срок полезного использования объекта независимо от его стоимости превышает 12 месяцев». Этот срок в процессе отбора документов для фонда определяет сама библиотека, имея на то полное право в соответствии с профилем комплектования. А вот сроки действия лицензии на право использования сетевого документа оговариваются поставщиком. Таким образом, п. 10 «Инструкции по бюджетному учёту» не относит затраты на использование сетевых электронных документов, собственниками которых являются иные учреждения, к объектам основных средств библиотеки. Соответственно, эти документы не должны учитываться в составе документного фонда данной библиотеки. А как они должны учитываться?

Предоставление сетевого документа в пользование (на тех или иных условиях) – это услуга. Можно говорить только о количестве доступов к сетевому документу, о числе пользователей данной услуги, которую оказывает её поставщик. И, разумеется, предприниматель как поставщик услуги учитывает количество продаж, затраты и выручку. Расходы библиотеки на приобретение прав использования сетевых электронных изданий, в том числе в составе консорциумов, согласно условиям лицензионных соглашений не подлежащих копированию, учитываются бухгалтерией согласно приказу Министерства финансов РФ от 10.12.2004 г. № 114 Н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации», в статье 226 бюджетной классификации «Прочие услуги».

При всём при том отбор документов, нужных библиотеке, её пользователям, соответственно оперативное расходование средств – функция структурных подразделений библиотеки, на которые возложена обязанность комплектования фондов. Далее, сетевые электронные документы, в принципе, обеспечивают значительно более высокий уровень показателей деятельности библиотеки (число читателей, посещаемость и т.д.). Необходима полная ясность, благодаря каким сетевым документам (индивидуальный учёт), какому их количеству (суммарный учёт) это достигается. Таким образом, в отделе комплектования должен быть раздельный учёт: традиционный – по составу фонда документов, принадлежащих библиотеке, и учёт сетевых электронных документов, которые не входят в состав фонда, принадлежащего библиотеке, но право на лицензионное использование которых приобретено библиотекой. Ниже приведены рекомендуемые формы учёта сетевых электронных документов, не принадлежащих библиотеке. Эти формы подразумевают учёт только тех аспектов работы с документами, которые относятся непосредственно к функциям отделов комплектования. Вопросы учёта использования сетевых документов не затрагиваю – это особая тема, освещённая в специальных пособиях по так называемой Э-метрике [4].

После всего, что сказано о двух видах электронных изданий (сетевых и локальных), можно уточнить некоторые дефиниции, предложенные ГОСТ 7.83–2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Не существует «электронного издания комбинированного распространения», т. е. такого, «которое может использоваться как в качестве локального, так и в качестве сетевого». Это разные издания и разные объекты учёта. Распространяются и используются разными способами произведения (письменности и т.д.), помещаемые на те или иные носители информации. То же самое можно сказать и об «электронном аналоге печатного издания» (воспроизводится расположение текста, иллюстрации, ссылки и т.д.). Это разные документы и соответственно разные объекты учёта.

Форма 1

Книга индивидуального учета сетевых электронных документов,
условия доступа к которым оговорены лицензионными соглашениями.
(Форма для заполнения)

Рег.№

Дата запи-си

№ записи
в КСУ (ф.2)

Краткое библио-графическое описание

Произ-води-тель (постав-щик)

Наименование платформы и адрес входа

Стоимость, руб.

Объем, Мб

Характеристика содержания (по видам изданий или по содержанию)

Сроки действия лицен-зионного соглашения, дата

нач.

оконч.

 

Форма 2

Книга суммарного учета сетевых электронных документов,
условия доступа к которым оговорены лицензионными соглашениями.
(Форма для заполнения)

Часть 1. Заключены лицензионные соглашения

 

 

№ записи

Дата записи

Реквизиты сопроводительного
документа

№ акта
приема
(для безвозмездных поступлений)

Объем информации, Мб

 

№ соглашения

№ счета

поставщик

Стоимость, руб.

 

...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого названий
(указать период)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Часть 2. Окончены сроки действия лицензионных соглашений

Часть 3. Итоги движения электронных сетевых документов


записи

Дата
записи

№ записи
в Книге индивидуального учета

Объем
информации,
Мб

По состоянию на (указать дату)

Число документов с продолжающимся сроком действия,  назв.

Объем информации,
 Мб

...

 

 

 

...

 

 

Итого
названий
(указать период)

 

 

 

Итого
(указать период)

 

 

Об учёте выбытия документов из фонда

Особое значение следует придавать учёту причин выбытия документов из библиотеки. Прежде всего потому, что выбывают материальные ценности, кроме того, это ценности, имеющие добавленную стоимость благодаря труду библиотекарей. Наконец, это важная часть информации о результатах формирования и использования фонда, необходимая для управленческих решений.

Число конкретных обстоятельств, вследствие которых библиотека вынуждена освобождаться от части фондов, с точки зрения библиотеки, довольно велико: ранее я насчитал 18 [5]. «Инструкция по бюджетному учёту» (приложение № 1. Корреспонденция счетов бюджетного учёта) видит лишь 9. Сопоставление обоих рядов привело к тому, что при оформлении акта исключения библиотекарь должен указывать конкретное обстоятельство (в библиотечной формулировке) со ссылкой на соответствующий пункт в документе по бюджетному учёту. Таким образом бухгалтер получает возможность точного корреспондирования акта в соответствующие счета, а библиотекарь сохраняет возможность получения данных для анализа работы по формированию и использованию фонда.

Иначе говоря, перечень причин выбытия, который необходимо поместить в библиотечную инструкцию, преобразуется, в соответствии с «Инструкцией по бюджетному учёту», в классификацию основных средств, списываемых с балансового учёта, т.е. классификацию документов, исключаемых из фонда по разным причинам. В обобщающей форме (табл.) учтены все особенности, с одной стороны, процесса выбытия документов разных видов (печатных и электронных изданий, аудиовидеодокументов), с другой – последующие судьбы документов (распределение, в бухгалтерской терминологии – реализация). В соответствии с данным предложением исключаются из формы книги суммарного учёта (ч. 2) графы с конкретным указанием причин, вместо них вводятся две графы: одна – для кодов причин выбытия, другая – для кодов видов реализации.

 

Классификация документов, исключаемых из фонда библиотеки,
по причинам выбытия и видам реализации
(в соответствии с корреспонденцией счетов бюджетного учета)
(В работе над таблицей принимала деятельное участие Н. О. Тихонова)

Ссылка на Инструкцию по бюджетному учёту [3].

Категория документов

 

Коды, рекомендуемые для применения в формах библиотечного учёта

п.  9

Документы, не пригодные для использования

Непрофильные документы:

выявленные в текущем комплектовании, в том числе
излишние экземпляры документов..............................

ставшие непрофильными вследствие
изменения профиля деятельности библиотеки, предприятия, учреждения..............................................

избыточные экземпляры
документов............................

экземпляры документов, безвозмездно
переданные
библиотеке............................

экземпляры документов из состава
обязательных
экземпляров............................

 




1.11




1.12


1.13



1.14



1.15

Документы, сроки хранения которых закончились
в связи с устареванием информации или носителей информации:

неиспользуемые и малоиспользуемые издания……..

избыточные экземпляры документов............……......

устаревшие носители информации...............…….......

устаревшие базы данных..................................…….....





1.21


1.22


1.23


1.24

Ветхие (при невозможности восстановления)
документы и документы, утратившие физическую
целостность вследствие указанных причин:

естественное старение материала носителя
информации (химическое разложение, угасание
текста, утрата качества изображения и т.п.).......…....

активное использование документа:
механические повреждения (разрывы, обломы,
трещины и т.п.) ....................................................….....

преднамеренная порча (вырывание страниц,
хакерская атака, вирусное заражение и др.)......….....

хранение в условиях, не соответствующих
нормативным требованиям...................................….…











1.31





1.32




1.33




1.35

Контрафактные документы..........................................

1.41

 

Экземпляры документов с типографским браком....

1.42

п.10

Документы, недостача которых является следствием
чрезвычайных ситуаций

 

Документы, утраченные вследствие
обстоятельств непреодолимой силы:

стихийное бедствие....................................................

техногенная катастрофа.............................................

вооружённый конфликт..............................................




2.1


2.2


2.3

п.11

Документы, недостача которых установлена
при инвентаризации и отнесена за счёт виновных лиц

 

Недостача установлена

в фонде открытого (свободного) доступа.................

в закрытом фонде.........................................................

 


3.11


3.12

п.12

Документы, недостача которых выявлена
с неустановлением виновных лиц

 

Похищенные документы

4.1

Недостающие документы:

в фонде открытого (свободного) доступа ................

в закрытом фонде .......................................................

утраченные при пересылке (почтой) ........................

не поступившие по подписке ....................................

 


4.21


4.22


4.23


4.24

п. 7

Документы, переданные безвозмездно другим
юридическим лицам по указаниям, постановлениям
компетентных органов

 

Передача фондов с баланса на баланс ......................

5.0

п. 8

Реализованные документы

 

 

Документы, переданные другим библиотекам,
предприятиям, организациям

в порядке книгообмена ..............................................

безвозмездно (в порядке взаимопомощи
в комплектовании фондов и т.д.) ...............................




6.11




6.12

Документы, проданные другим физическим
и юрдическим лицам
...........................................................




6.2

Утилизированные документы ..................................


6.3

 

 

Попутно можно уточнить некоторые термины, имеющие отношение к процессам перемещения документов. Известно, что при выборе слова для образования того или иного термина лучше всего руководствоваться его основным лексическим значением. Например, какая разница между словами выбытие и исключение? Документы выбывают из фонда, т. е. они физически перемещаются. Естественно, они не сами по себе перемещаются – их передвижение рукотворно – но чисто грамматически они совершают действие как самостоятельный объект. В словосочетании исключение документов подчеркивается, напротив, наличие действия, направленного на предмет. Исходя из этих соображений, предлагаю следующие дефиниции:

Выбытие документов– процесс необратимого изъятия документов из фонда, сопровождаемый оформлением соответствующих данных в учётной документации библиотеки.

Причина выбытия – обстоятельство, непосредственно определяющее необходимость изъятия документа из фонда.

Исключение документов – процесс оформления выбытия документов из фонда в соответствии с нормативно-регламентирующей документацией библиотечного и бухгалтерского учёта. Ндп.: Списание документов.

Списание – уменьшение балансовой стоимости библиотечного фонда на сумму, равную реальной стоимости выбывающих документов. Списание осуществляется лишь после выбытия документа из фондов данной библиотеки, но никак не после передачи документа в обменный фонд. Обменный фонд так же подлежит учёту в составе основных средств, принадлежащих библиотеке, как и остальные фонды, не выбывшие из библиотеки [6].

Перестановка документа – изменение места хранения и шифра хранения экземпляра документа в пределах данного фонда без изменения данных в суммарном учёте. Ндп.: Перестановка фонда.

Перемещение фонда– изменение места хранения фонда или его части без изменения шифров документов и данных суммарного учёта.

Передача документа – выбытие документа из одного фонда в другой фонд в пределах данной библиотеки или в фонд другой организации, как правило сопровождаемое подтверждением получения документов.

Направление – условное обозначение фонда библиотеки, куда передаются документы.

Реализация документов– снятие с учёта и передача выбывающих из библиотеки документов другому юридическому или физическому лицу.

Об учёте фондов постоянного и временного хранения

Разумеется, библиотека имеет право в соответствии с действующим законодательством организовать дифференцированное хранение частей фонда, подлежащих постоянному или временному хранению. Может быть осуществлён и дифференцированный по этому признаку учёт фонда. Однако это не означает отмену ни индивидуального, ни суммарного учёта части фонда, подлежащей временному хранению, не означает также и отмену стоимостного учёта фонда временного хранения, пока он хранится в библиотеке, занимает площади, требует труда и т.д.

«Инструкция по бюджетному учёту» не предусматривает разделения основных средств, принадлежащих учреждению и имеющих материальный характер, на средства, подлежащие постоянному или временному хранению. В п. 86 этой инструкции речь идёт не о материальных основных средствах, а о денежных средствах, находящихся во временном распоряжении. В п. 236 той же инструкции речь идёт также о забалансовом учёте «ценностей, временно находящихся в учреждении и не принадлежащих ему (арендованные основные средства, материальные ценности, принятые на ответственное хранение или в переработку)». Следовательно, согласно «Инструкции по бюджетному учёту», нет необходимости передавать в бухгалтерию библиотеки раздельно сведения о стоимости каких-то особых категорий документов, включаемых в библиотечный фонд, в то же время передача таких сведений (для постановки на баланс) равным образом обязательна для всех частей фонда, в том числе и для тех, хранение которых согласно нормативным документам является временным [6].

Уместно напомнить, что в комплектовании фонда иногда проявляется ситуация, когда экземпляры определённого документа, оставаясь объектом индивидуального учёта, не должны быть объектом суммарного учёта, т.е. их фактическое поступление не приводит к изменению численности документов в фонде. В суммарном учёте уже было отражено обновляемое печатное издание – издание, представляющее собой совокупность собранных в папку, футляр, бандероль или заключённых в обложку вкладных листов, состав которых обновляется путём дополнения или замены вновь поступающими листами.

Вкладные листы (сменные страницы и т.п.) – печатные материалы, не имеющие значения в качестве самостоятельных документов, предназначенные для дополнения или замены соответствующих листов в обновляемом издании. Чтобы преодолеть этот парадокс, библиотекари справедливо идут на разные ухищрения. Например, в целях индивидуального учёта вписывают в сопроводительные документы наименования вкладных листов, а в примечании указывают, в какие именно основные издания (инвентарные номера или номера актов) они должны быть вложены. Исходя из соображений корректности данных суммарного учёта пометку об экземплярности вкладных листов сопровождают условным знаком «+» (т.е. не плюсовать!) и т.п. Аналогичные приёмы допустимы и в отношении обновляемых электронных изданий.

Особенность применения единицы измерения экземпляр состоит в том, что она является единственной в библиотечном учёте физического объёма фонда как с точки зрения общегосударственной статистики, так и в индивидуальном учёте с точки зрения наличия определённых экземпляров документов. Число экземпляров, поступившее в фонд в процессе комплектования, не изменяется в результате каких-либо мероприятий по организации хранения, обеспечению лучшей сохранности и т.д. В этом смысле её принято называть основной. Все остальные единицы измерения физического объёма фонда, например, подшивки, папки, коробки, единицы хранения, имеют значение только во внутрибиблиотечных процессах хранения, перемещения фондов с точки зрения, например трудоёмкости отдельных операций. В любой библиотеке число «единиц хранения» со временем начинает резко расходиться с числом экземпляров, подсчитанных в процессе комплектования. Но это не является поводом для пересчёта данных суммарного учёта. Например, конволют – сборник, составленный из самостоятельных документов (ранее изданных самостоятельных печатных документов или рукописей), переплетённых в один том. Если конволют приобретён библиотекой, то в суммарном учёте добавляется один экземпляр. Если конволют создан библиотекой в процессе хранения, число экземпляров не меняется, и т.д. и т.п.

О названии нормативного документа(в заключение). Традиционно он назывался инструкцией об учёте. Это название неправильно грамматически. Академическая грамматика: «Предлоги о (об) с предложным падежом имени выражают объект речи, чувства и мысли (... былина о Святогоре, грусть о прошлом, сожаление о происшедшем)» [7. Т. 1. С. 655]; «Словосочетания с предлогом по выражают один из видов определительных отношений – отношения ограничения». Далее из примеров: народный комиссар по просвещению, приказ по строительству и др. [7. Т. 2. Ч. 1. С. 262].

В соответствии с лексическим толкованием словосочетаний с предлогами о и по, данным в академической грамматике русского языка, необходимо наименование: Инструкция по учёту (т.е. необходимо употребление дательного падежа). Словосочетание инструкция об учёте допустимо, но имеет другой смысл, когда предмет речи не учет, а сама инструкция. Можно сказать, что наша статья – и об учёте, и об инструкции по учёту в частности.

Список источников

1. Инструкция об учёте библиотечных фондов: Проект [РГБ] // Библиотека. – 2006. – № 7.

2. Столяров Ю. Н. Критический анализ системы бухгалтерского учёта библиотечных фондов // Книга: Исследования и материалы : сб. – М., 2005. – № 83. – С. 107–119.

3. Инструкция по бюджетному учёту: Утв. М-вом финансов РФ, приказ от 10.02.2006 г. № 25н.: Т. 1. Порядок ведения бюджетного учёта. – М. : Изд. комплекс «Сменные страницы», 2007. – Постатейные комментарии. Практические рекомендации. Примеры учёта. План и корреспонденция счетов. Первичные учётные документы.

4. Уайт, Эндрю, Камаль, Эрик Джива. Статистические методы работы с электронными документами в библиотечной сфере, или Э-метрики: Как использовать данные для управления и оценки электронных ресурсов и фондов. / пер. с англ. А. И. Земскова и Я. Л. Шрайберга. – М. : Омега-Л, 2006. – 393 с.

5. Шилов В. В. Учёт причин исключения документов из фондов библиотек // Библиотечное дело–2003: Гуманитарные и технологические аспекты развития : Материалы 8-й Междунар. науч. конф. (Москва, 24–25 апр. 2003 г.). – М., 2003. – С. 131–132.

6. Шилов В. В. Обменные фонды: история с учётом // Науч. и техн. б-ки. – 2006. – № 9. – С. 19–27.

7. Грамматика русского языка / АН СССР. Ин-т русского языка. – М. : Изд-во АН СССР, 1960. – Т. 1. – 719 с.; Т. 2. – Ч. 1. – 702 с.; – Ч. 2. – 440 с.

  
На главную  |  Полнотекстовый поиск  |  Сайт ГПНТБ России  |  Оформление подписки  |  Архив  |  Раздел для подписчиков